「楽楽勤怠」導入事例
｜株式会社光雲堂様

株式会社光雲堂様は「お仏壇が高すぎて買えない」というお客様の声から自社製造、自社販売のSPAを確立し、工場直売、高品質・低価格を実現した仏壇・仏具メーカーです。埼玉県に本社を置き、関東一円に65店舗の直営店を設けて仏壇をはじめとする仏像、位牌、仏具のご提案、販売を行っております。

約160名分のタイムカードを経理部4人がかかりで手計算して対応

「楽楽勤怠」導入前の課題を教えていただけますか？

以前はタイムカードを利用していたのですが、月初の給与計算業務に担当者４人がかりで3〜5日ほど費やしており、残業しながら対応しておりました。弊社には約160名の従業員がいるのですが、タイムカードを一枚ずつ確認しては手打ちで集計を行っており、非常に時間がかかっておりました。

また、常に細心の注意を払っていても計算ミスが生じてしまい、しばしば従業員から給与計算の間違いを指摘されておりました。

手計算だと、どうしてもミスが生じてしまいますよね。そのほかに、どのような課題を感じられておりましたでしょうか？

休暇や残業の申請なども紙の申請書を用いて運用していたのですが、面倒なためか申請書を提出し忘れる人がおり、集計のタイミングではじめて勤務時間のズレに気づくということが度々ありました。ズレがあった場合は、月初の忙しい時期でも確認作業に奔走しなくてはならず、苦労していました。

システム化により、担当者1人で半日かからず対応できるように

導入後の変化はいかがでしたか？

自社の勤怠管理の方法が特殊なこともあり一部エクセルを用いた作業は残っていますが、おおむね想定していた通り業務効率化できたと思います。

4人で取り組んでいた給与計算業務が、今ではシステムによる自動計算でほとんど対応できるようになったことで担当者1人いれば半日足らずで作業を終えられるようになりました。余った時間を別の業務に充てることができるようになり、結果として月初の経理部の残業はほぼゼロになっています。

また、休暇や残業申請に関しても適切なタイミングで申請があがってくるようになりました。おそらくシステムで手軽に申請できるようになったことで申請し忘れることがなくなったのだと思います。管理側も、以前は申請内容の変更や不明点がある場合メールや電話で対応する必要がありましたが、今はシステム内のやり取りで完結できるので随分と効率的になりました。

管理者側の変化が著しいですね。導入による従業員の方々の反応はいかがでしたか？

従業員のみなさんも、勤怠管理システムにより諸々の作業が楽になったのではないでしょうか。休暇や残業申請はもちろんのことタイムカードを本社に送る手間に関しても、これまではスキャン後にPDF化してファイル共有サーバにアップロードするという複数のステップを経る必要があったのですが、今ではボタン一つで送信できるようになったので気楽に感じていると思います。

すでに全社的にシステムに慣れていらっしゃるようですね。導入時に特別なサポートをされたのでしょうか？

まだ本格導入して間もないですが、皆さんすでに「楽楽勤怠」を使いこなしています。弊社には幅広い年齢層の従業員が在籍しており、特に60代以上の従業員が全体の約3分の1近くおります。システム慣れしていない方々も多い中での導入でしたが、丁寧なマニュアルを作成し配布すれば対応できました。一部、IDとパスワードの設定が苦手な方がいらっしゃったので個別サポートをしましたが、その他の基本的な利用に関しては出退勤打刻や残業申請などマニュアルだけで対応できる方ばかりでした。

「楽楽勤怠」はシンプルで使いやすく、サポートによる運用提案も的確

システム導入の際に重視されたポイントを教えていただけますでしょうか？

導入担当者である私自身システム操作には慣れておりましたが、過去の経験をふまえて重視していたポイントが2つあります。それは、「システム画面の使いやすさ」と「サポート」です。

システム自体が使いづらいと設定作業や設定後の全社的な利用が進まず、かえって足枷になってしまうという事態を招きかねません。そのため、直感的な操作ができるのか、わかりやすいメニュー表示がなされているかをチェックしていました。サポートに関しては、できるだけ最短スピードでの導入かつ自社に最適な運用の実現を目指しておりましたので、受け身なQ&Aの回答をするだけでなく、状況にあわせて課題を深掘り解決案を提示してくれるような丁寧さを求めていました。

導入検討の際に複数社の勤怠管理システム比較表を作成したのですが、一番理想イメージに近いサービス提供をしているのが「楽楽勤怠」でした。

実際にサポートを受けてみた感想はいかがでしょうか？

期待していた通りのサポートを受けられました。

たとえば、特殊な勤務体系をとっている従業員の勤怠ルールをどうやって落とし込むべきかという質問をした際も、マニュアル的な回答ではなく、どうすれば思い描いた通りの運用が実現できるのか現場対応の目線で的確な提案をしてもらえました。

また、質問に対するレスポンスが早かったのも非常に助かりました。他の業務もある中での設定作業だったため、レスポンスが遅いとスケジュールがズルズルと遅れてしまうのですが、素早く対応いただけたので時間を無駄にすることなく進められました。

勤怠管理の業務効率化だけでなく、全社的な働きやすさにつながっている

システム導入によって、給与計算や申請業務の効率化以外にも役立った場面はございますか？

勤怠管理の実務的な改善だけでなく、リアルタイムで従業員の残業時間を確認できるようになったので、業務負荷の分散に役立てたり適切な評価ができるようになりました。

これまで残業時間の確認はしていたものの、具体的に誰にどれくらい業務負担がかかっているのか細かい状況はあまりわかっていない状況でした。

「楽楽勤怠」のおかげで月中でもリアルタイムに残業時間が確認できるようになったので、誰にどれくらいの負担がかかっているのか客観的に捉えられるようになりました。

また、業務量の可視化により従業員それぞれのがんばり度合いも把握できるようになったので、評価の参考にしています。

まだ本格導入して一か月ほどですが、すでに改善アプローチまで進められているのでしょうか？

すでにいくつか動いています。

例えば、残業過多の従業員の負担業務を洗い出し部署内で業務分散できないか提案したり、コストパフォーマンスを試算したうえで外注も検討するなど、従業員や部門の特性にあわせて持続的に働くことができる環境づくりに取り組んでいます。

導入を検討している企業へのメッセージ・アドバイス

「楽楽勤怠」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできると感じられましたか？まだシステム導入をしていない他社の人事労務担当者に向けて、アドバイスを頂けますでしょうか。

勤怠管理システムは労務担当者の業務効率化はもちろんのこと、もっとその先の全社的な信用獲得や従業員の働きやすい環境づくりにも役立てられるということを伝えたいと思います。

勤怠管理は、従業員への給与支払いにつながる重要な業務です。アナログ管理をしているときはどうしても計算ミスが生じてしまい担当者とスタッフ間に溝ができることがありましたが、システム導入によって指摘されるようなミスはなくなり、全社的に安心感が芽生えたと思います。

また、個別の労働時間や残業時間の把握が容易になったため、従業員それぞれの業務の偏りや目に見えづらい成果がわかりやすくなり、評価や業務振り分けの参考にすることができるようになりました。

これらの成果から「楽楽勤怠」は単なる業務効率化だけでなく、正当な評価や働きやすい環境づくりを提供してくれるツールであると感じています。

（インタビューご協力：人事部　恩田良太様）