「楽楽勤怠」導入事例
｜医療法人緑樹会様

医療法人緑樹会様は、整形外科（クリニック）・訪問看護ステーション・サービス付き高齢者向け住宅・居宅介護支援事業所の運営及び鍼灸院との連携を行い、患者様の為に連携して複合的なサービス提供が出来ることを強みとしている医療法人です。「医療、介護、福祉をトータルにサポートいたします。各施設との連携により、地域に根ざした医療・介護を実践しています。」というコンセプトを掲げ、地域住民の方を中心に健康的な生活を送れるよう支援をされています。

システムエンジニアの友人からアドバイスを受けてシステムを選定

導入前の課題を教えていただけますか？

以前は紙のタイムカードを利用しており、勤怠を締めた後に手打ちでエクセルへ転記して集計作業を行っていたのですが、手作業ゆえにしばしばミスが生じていました。私自身、未経験ながら入社後すぐに勤怠管理事務に携わり、そのとき初めて勤怠管理の仕組みや運用フローを知ったのですが、実際に手を動かして改めて手作業によるミスの発生しやすさを痛感しました。

システム導入を検討し始めたきっかけを教えてください。

当時の紙のタイムカードによる運用フローに限界を感じたためです。先述のとおりミスが発生しやすいフローだったものの、今後は本事務管理を１名で対応することが予定されていた為、ダブルチェックもできないままミスなく単独で勤怠管理を行っていくのは作業量的にも困難だという判断に至り、システム化を検討し始めました。

「楽楽勤怠」を選んでいただいた理由は何でしょうか？

シンプルな画面設計を行っている点、充実したサポート体制がある点に惹かれたからです。

ITシステムに慣れていないスタッフも多いため、わかりやすい画面設計であるかを重視していました。導入前にデモ画面を見たスタッフ数名から、「これなら私でも使えそう」と言ってもらえたことは選定の後押しになりました。

サポート体制については、私自身はじめて勤怠事務管理に携わるという背景もあり、業務知識面でのバックアップを受けながらきちんと最後まで設定作業を支援してくれるかどうかをシステム選定の条件として希望していたことが理由です。

この2点は、システムエンジニアの友人への相談でもらったアドバイスを参考にしました。

そのご友人からはどのようなアドバイスがあったのでしょうか？

「せっかく導入しても、システム自体が使いづらいために設定がうまく行かず、結果使いこなせないケースがある。導入失敗を防ぐためには、契約後も導入設定が完了するまで面倒を見てくれるようなアフターフォローが充実している会社であるかをチェックしたほうがいい。」と言われました。

もともと最初はその友人に自社専用の勤怠管理システムを開発してもらうことも視野に入れて相談をしたんです。そしたら、コスト的なことをふまえると外部サービスを入れたほうがいいと返ってきまして…。

先ほどの選定基準以外にもらったアドバイスとしては、システム開発する形式だと欲しい機能を自由に揃えられるメリットはあるものの、月々のメンテナンス費や改修費が継続的にかかってしまい長期的にみるとコストがかさみやすいこと、初期設定に関しても自分たちで一から要件定義する必要があり手間がかかりやすいため、既存のシステムを導入のほうが手軽であるということなどです。

その中でもクラウド型サービスの場合は、月額費用はかかりますが自作よりも安価で、導入作業もすでに設計されたものを自社の要件にあわせて調整すればよいため、自社の求める条件であればコストや手間が少なく済むとのことで、今回の選定の基準としました。

システム移行で業務効率化だけでなく従業員の勤怠管理に対する意識も向上

実際に導入したあとの成果はいかがでしたか？役に立っている機能もあわせて教えてください。

以前は、月初の勤怠の締めに2〜3日ほどかかっていましたが、今は数時間ほどで終了するようになりました。システム化してから月中に勤怠の修正申請・承認のチェック作業が細々と発生しているものの、それらの確認にかかる時間を考慮しても月初の忙しいタイミングにまとめて作業をしなくてはならなかった以前の状況と比較すると楽になりました。

また、勤怠集計後の勤務時間と有給休暇の残数などの数値のズレもなくなりました。集計作業において、システムで自動計算されるため間違えることがありません。有給の残数についても同様で、システム内で従業員による申請と上長による承認作業を完結させることができるためズレがなくなりました。

残業時間の管理についても、これまで月次でしかチェックできなかったのが日次で確認できるようになり、月中でもリアルタイムに従業員の残業状況を把握できるようになりました。必要に応じてすぐに勤怠データを抽出できるようになったのもよかったです。システム化で勤怠関連のデータ管理における手間はとても減りました。

導入後、従業員のみなさまの反応はいかがでしたか？

勤怠管理の意識が全体的に向上したように思います。

従業員自ら勤怠記録を打刻しないとアラートが出たり月中に残業申請を行う形式にしたことで、自分の勤怠を日々確認するようになったためでしょうか。打刻漏れがあっても、間もなく修正申請があがってくるようになりました。管理者も、承認権限を付与したことで部下の労務管理を行う機会が増えた結果、労務管理に対する意識向上が見られます。

機能に関しては、有給残数の確認画面が好評です。

以前は締め日から残数が確認できるタイミングまでタイムラグがあり正確な残数を確認しづらかったようで、システム移行してから「もっと早くこの機能が欲しかった！」という声をもらいました。

今後どのような運用を目指したいですか？

勤怠集計の運用はある程度整ってきたところなので、ゆくゆくは従業員側に打刻機能を展開していきたいと思っています。従業員側へのシステム展開はまだ行っておらず、従来通り紙の日報による現認で勤怠管理を行っているので、従業員による打刻が定着すればデータの入力作業が不要になり、より勤怠管理が楽になるだろうなと期待しています。また、年4月から建設業にも時間外労働の上限規制が行われるため、残業時間の管理を今以上にしっかり行うためにもアラート機能の活用も検討しています。

導入時の設定はいかがでしたか？

サポート担当の方には、弊社のフローにあわせて設定できるように尽力していただけました。メールや電話での質問もいつもレスポンスが速く、たとえ持ち帰りの課題が発生してもすぐに回答してくれました。当時は私自身の経験が浅くいろいろと学びはじめたばかりだったので、質問に対して明確に「できる、できない」を判断いただき、できない場合の対処法を提示いただけたことで設定がスムーズに進み非常に助かりました。いい意味で、この担当者の方が異動になったら相談先に困ってしまうのではないかと少し不安になるくらい充実したサポートを受けられました。

導入を検討している企業へのメッセージ・アドバイス

「楽楽勤怠」をご利用になってみて、どのような企業におすすめできると感じられましたか？まだシステム導入をしていない他社の人事労務担当者に向けて、アドバイスを頂けますでしょうか？

弊社の場合、費用や導入の労力に関して様々考慮することはありましたが、導入後の成果はそのコストに見合うものでした。

「楽楽勤怠」は専任サポート制をとっているので、初期設定から運用まで設定担当者ひとりでもスムーズに対応できました。導入後の運用についても、シンプルで使いやすいシステム設計になっているため、管理者及び社員のITシステムの経験が浅くとも円滑に利用することができています。以前は書類保管や確認においても業務負荷を感じていましたが、システム導入後は即座にデータ確認・抽出できるようになり、管理面でも大きく業務効率化しました。

企業規模の大小を問わずオススメできるサービスだと思います。

（インタビューご協力：管理部長兼事務長　岩本慧様）