「楽楽勤怠」導入事例
｜松野不動産株式会社様

松野不動産株式会社様は、香川県高松市の中央部で1983年から不動産業を営んでいる企業です。「アパマンショップ」を高松市内に2店舗運営しており、賃貸仲介業、売買仲介業、物件の管理業務、相続相談まで、不動産に関わる全般的なサポートができることを強みとしております。「地域のまちづくりの一翼を担う会社でありたいと考えています。地域から指名される企業を目指して努力を続けています。」

目指したのは正確な勤怠管理の「土台作り」

導入前の課題を教えていただけますか？

近年の働き方改革の流れもあり、弊社では正確な勤怠管理の土台作りを目指していました。
その背景として、以下3つの課題がありました。

1つ目は、残業時間の管理です。
導入前はグループウェア上のタイムカードとエクセルで勤怠管理を行っていたのですが、従業員側で自由に打刻を修正できる仕組みになっており、長時間残業が常態化していました。月末にまとめて打刻するようなケースもみられ、月中リアルタイムに正確な勤怠管理が行えている状況ではなく、社内コンプライアンス的な課題を強く感じていました。
正確な勤怠管理を行うことは、従業員の健康を守る事につながります。そのためにも、従業員自身で「自分がどれくらい働いているのか」をシステムを通じて理解しつつ正確な勤怠申請を行えるようにしたかったんです。

2つ目は、法的に正しい運用ができているのかの判断です。
日々勤怠管理の業務知識を学んでいたものの、「勤怠管理にまつわる法律をすべて把握できているだろうか、法的に正しい計算ができているだろうか」と常に不安を感じていました。
そこで、法改正にあわせてアップデートをしている勤怠管理システムを利用すれば、最新の法律情報にあわせて適切な管理・運用ができるようになるのではないかと考えました。

3つ目は、勤怠管理業務の属人化防止です。
たとえ担当者が変わっても、誰でも同じように管理できる体制に整えていきたいと考えていました。「楽楽勤怠」の導入前、弊社では複数のエクセルシートを利用して勤怠管理を行っていたのですが、エクセルは計算式ひとつ消えるだけでうまく動作しなくなるという課題があります。1つのシート内の誤りや抜け漏れを見つけるのはエクセルに手慣れている人でなければなかなか難しく、複数のシートを跨ぐフローを取っていればより難易度が高くなります。その点、システム化すればエクセルのように計算式を誤って消してしまうことはありませんので、安心して利用できると考えました。

導入のきっかけを教えていただけますでしょうか？

導入のきっかけとなったのは、「充実したサポート」と「具体的な運用提案シミュレーション」です。

私たち自身システム運用に不慣れだったので、システム導入がうまく行くかどうか不安を感じていました。メールや電話ですぐに不明点を確認できたり、必ず一人はサポート担当がつくよう専任サポート体制をとっているなら安心して導入できるだろうと思ったんです。商談時に熱心な担当者から「楽楽勤怠」のサポート力をアピールされたのですが、導入後にその言葉通りのサポートが受けられたので満足しています。

また導入決定前に、弊社に合わせたシステムの利用方法を具体的にシミュレーションしていただけた点もよかったです。たとえば「シフトを事前登録するにはどのように進めればいいのか」と質問すれば、具体的な運用イメージをもとに一つずつ疑問を解消してくれたり、「自社の既存の運用をできるだけそのままシステム化するにはどうしたらいいのか」と相談すれば、法的な視点も踏まえながらシステムでの設定方法を考えて提案してくれたりと、導入前にしっかりと運用イメージをすり合わせしていただけたことで安心して導入に踏み切ることができました。

従業員へ勤怠管理を浸透させ、残業時間が減少傾向に

導入後の成果はいかがでしたか？

システム導入後、売上をそのままに残業時間を減らすことができています。
残業申請機能による残業の事前申告制を導入したりシステムへの正確な打刻を促すことで、全社的に仕事の計画を立てて時間内に終わらせる動きが生まれ、残業抑制につながりました。本来の目的である正確な勤怠管理の土台作りができつつあると感じています。

そのほかの「残業管理」機能はこちら

従業員の皆様の変化というのはどのように起こったのでしょうか？

導入して間もなくは従業員から『これまでと違って使いづらい』という意見があがることもありましたが、申請漏れに対して翌日中には打刻申請をするように管理部側で周知し続けたことで打刻が習慣づけられたように思います。

管理部では、「勤怠申請というのは、自分の働きを正確に会社に伝え適切に賃金を請求するためにあるので、請求書を書くのと同様なのだ」と従業員に伝えています。本来、請求書はミスなく正しく迅速に発行する必要があるものですので、勤怠申請も同様なのだと伝えることで日々打刻申請を行うことへの理解を求めています。

今後、活用していきたい機能はありますか？

年次有給休暇の自動付与機能※１を使っていきたいと思います。弊社では毎年4月1日を基準にして全従業員へ一斉に年次有給休暇を付与するスタイルを取っているため、まだ自動付与機能を利用したことがないんです。この機能とあわせて年次有給休暇管理簿※２も利用できるようになるので、今よりもっと手間なく正確な勤怠管理が実現できるだろうと期待しています。

（※１）：自動付与機能
代休や年次有給休暇を自動付与することができます。
事前に設定しておけば自動的に付与されるので、作業時間を大幅に削減できます。

（※２）：年次有給休暇管理簿
年次有給休暇管理簿の作成・保存ができます。
対象期間の年次有給休暇の取得日数、取得義務数、取得義務残数を一覧表示できるため、法令で定められた取得義務数に対する取得状況の管理が容易になります。

そのほかの「有給休暇・代休・振休管理」機能はこちら

導入を検討している企業へのメッセージ・アドバイス

未導入企業向けのメッセージ・アドバイスをいただけますか？

従業員の誰が見ても公平だと感じてもらえるようなシステムを導入したかったので、その点はバッチリ叶えられたと思います。

自社の勤務形態やルールにあった運用方法をフレキシブルに提案していただき、電話でもメールでも丁寧にサポートいただけたので、短期間で導入を進めることができました。

もちろん既存システムである以上、どうしてもシステムのルールに従って運用しなくてはならない部分はありました。しかし、自作でシステムを組み立てるよりも手間やコストがかからないことを考えると、システムへ歩み寄ってうまく利用するというのもよいのではないかと思います。

「楽楽勤怠」は良いシステムですので、ユーザー数が増えることによって、今後ますます高品質なものになることが期待できます。適切で正確な勤怠管理の体制づくりを目指して、一緒に頑張りましょう。

（インタビューご協力：総務部　リーダー　藤澤裕加様、総務部　大西香子様）