就業規則の変更タイミング、手続きの流れと注意すべきポイント【社労士監修】

就業規則の役割

企業には就業規則の作成義務がある

常時使用する労働者が10人以上の事業場であれば、就業規則を作成して所轄の労働基準監督署長へ届け出ることが義務づけられています（労働基準法第89条）。一方、労働者が10人に満たない小規模の事業体には、作成・提出の法的義務はありません。しかし、会社のルールを定めておけば、労使間のトラブルを回避することにもつながります。義務がなくても就業規則は作成し、従業員に周知しておくことをおすすめします。

• （参考）：厚生労働省　就業規則を作成しましょう
• （参考）：厚生労働省　モデル就業規則

就業規則で定める事項

就業規則に記載しておかなければならない内容が法律で定められています。まず、①労働時間に関わること、②賃金に関わること、③退職に関わることについては「絶対的必要記載事項」と呼ばれ、必ず就業規則に記載しておかなければなりません。

それに対して「相対的必要記載事項」と呼ばれるものもあります。事業場内で定める場合には記載しておかなければならない事項であり、一例としては退職手当や臨時の賃金、災害補償や職業訓練などに関わる規則となります。これらのほかにも、任意に記載できる事項もあります。まとめると以下の表のとおりです。

• ＜出典：厚生労働省　スタートアップ労働条件　就業規則について＞

なお、就業規則の内容についてはすべて任意で定めることができるものではなく、法令・当該事業場に適用される労働協約に反することは定めることができません。もし、就業規則が法令または労働協約の内容に反していた場合は、所轄労働基準監督署長は就業規則の変更を命じることができるとされています（労働基準法第92条）。

就業規則変更のタイミング

労働関係の法改正に対応する必要があるとき

就業規則を一度定めたとしても、その後に労使にまつわる法律や規則が改正されるなどした場合は、それに即した内容に修正する必要があります。たとえば、労働契約法や、パートタイム・有期雇用労働法、育児・介護休業法、労働安全衛生法などの規定が改正され、これまでの就業規則の内容では改正後の法律に抵触するような場合は、該当の就業規則の規定を見直す必要があるといえるでしょう。

法律や規則が改定される情報をキャッチアップして、適切な内容の就業規則となるようメンテナンスすることが重要です。

勤務形態を新設・導入するようなとき

法改正のほかに、事業場にて新たな勤務形態を設けたり、導入したりするような場合においても、就業規則の改正が必要となります。たとえば、これまで勤務時間が特定の時間で実施する勤務形態だったところ、新たに変形労働時間制やフレックスタイム制を導入することにした場合は該当の就業規則の規定を修正する必要があるでしょう。

このほかにも、日勤・夜勤・交代制といった、従業員が働く時間帯の変更や、常勤・非常勤制度などについても、勤務形態に関する事項として就業規則の変更が必要となります。

始業・終業時刻・賃金体系などを変更するとき

従業員の始業・終業時刻を変更する場合も就業規則の変更が必要です。 先述の「絶対的必要記載事項」のうち、「①労働時間関係：始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項」がこれに当たります。

また、賃金体系について見直す場合も同様に就業規則の変更が必要となります。こちらは上記の「絶対的必要記載事項」のうち、「②賃金関係：賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項」がこれに当たります。

企業の経営状況に変化（悪化）があったとき

企業の経営状況が著しく悪化した際も、就業規則を変更せざるを得ないケースが考えられます。たとえば、経営悪化により従業員への退職手当などの支給条件や金額などについて変更する場合は、上記の表の相対的必要記載事項のうち「①退職手当関係」に該当します。

また、企業の従業員全体に適用される福利厚生の制度について就業規則に定めてはいたものの、経営悪化によりそれらを縮小・カットする必要がある場合なども、就業規則の変更が必要になります（上記表の相対的必要記載事項のうち「⑧その他：事業場の労働者すべてに適用されるルールに関する事項」がこれに該当します）。

就業規則変更の手続きと流れ

就業規則の変更は労働者の就業環境にさまざまな影響を与えることになります。したがって、事業者の一方的な都合による変更は許されてはいません。ここでは規則の内容を変更し、監督署に提出するまでに踏まなければならない手続き、変更作業の流れについて解説します。

• （参考）：厚生労働省　就業規則作成の9つのポイント

（1）変更案を検討し新しい条文を作成する

就業規則を変更する場合は、企業が一方的に作成して改定することはできません。事業場の労働条件や職場で守るべき規律などを定める就業規則は、使用者と労働者の双方を法的に拘束することになりますので、実態に合ったものであることが重要です。

まずは、現在の就業規則と実態とがきちんと合っているかどうかを確認し、齟齬がある箇所については適切なルールとなるよう、新しい条文案を作成することが必要です。その際、ルールが明確になっているか、わかりやすいものかどうかの視点も大切です。

（2）従業員代表者から意見を聴取する

続いて、新しい条文案の内容が適切なものとなっているかどうか、従業員代表者から意見を聴取することが必要です。ここでいう「従業員代表者」とは、その事業場ごとに、

①労働者の過半数で組織する労働組合がある場合にはその労働組合

または

②労働組合がない場合や労働組合があってもその組合員の数が労働者の過半数を占めていない場合には、労働者の過半数を代表する者

をいいます。

なお、「聴取」とは、必ずしも合意するまでが必要とされているわけではなく、従業員側の意見を聴くことで足りるとされています。ただし、企業が一方的に内容を決めるのではなく、労働者代表の意見もできる限り尊重することが望ましいといえるでしょう。

（3）経営陣の承認を経て変更届の作成、労基署への提出（2部）

従業員代表者の意見を聴取したら、就業規則の変更の内容について社内での承認を取り付けます。経営陣の承認を経たのち、就業規則変更届を作成し、従業員代表者の意見を添えて所轄労働基準監督署へ提出します。

提出の際には2部作成し、1部は監督署へ提出します。残りの1部は受領印を押印してもらったのちに返却されますので、原本として社内で保管します。

（4）従業員に就業規則変更の内容を周知

就業規則の変更についても、従業員への周知をもって効力が発生するとされています。就業規則の変更届を出した時点ではまだ変更後の就業規則の効力が発生しないため、いつでも従業員が就業規則の内容を確認することができるよう、適切に周知することが重要です。

従業員への周知の方法

労働基準法では、労働者がいつでも見ることができるように職場の見やすい場所への掲示、備え付け、あるいは電子媒体に記録し、それを常時モニター画面などで確認できるようにするといった方法により、労働者に周知しなければならないと定めています（労基法第106条第1項）。

より具体的には、以下のような方法が認められています（労基則第52条の2）。

これらの方法に限らず、実質的にみて従業員が就業規則の内容を知ろうと思えば知ることができる状態に置くことでもよいとされています。

• （参考）：労働政策研究・研修機構（JILPT）　【就業規則】就業規則で労働条件を決定・変更するために必要とされる周知｜雇用関係紛争判例集

（5）変更の手続きは事業場ごとに実施

就業規則の効力は、その「事業場ごと」に適用されます。たとえば、企業の本店以外に支店など複数の事業場がある場合は、それぞれの事業場にて個別に手続きを実施してください。労働者代表の選出や意見聴取についても、それぞれの事業場ごとに実施しますし、就業規則の提出先もそれぞれの事業場の所在地を管轄する労働基準監督署へ提出するのが原則です。

なお、就業規則の内容が企業の本社と各事業場ですべて同一の場合は、本社管轄の監督署へ一括して届け出ることができます。

労働者の代表による意見書を添付する

就業規則変更届を提出する際には、労働者代表の意見書を添付しなければなりません。特に意見がない場合は、「特に意見はありません」の旨を書面に記載します。

なお、就業規則変更届・労働者代表の意見書ともに法令等で定める書式はありません。作成・届け出にあたっては、厚生労働者や事業場の所在を管轄する都道府県の労働局のサイト内に掲載されている（参考）例などを参照の上、記入してください。

●就業規則変更届・労働者代表の意見書の書式一例

従業員に不利益があるような変更は可能？

就業規則が労働者にとって不利益に変更された場合、原則としてその就業規則に効力は認められず無効となります。

ただし、就業規則の不利益変更は原則として一方的な条件引き下げは認められないものの、「合理的な理由」があるとして不利益変更が認められる場合はやむを得ないものとして認められ、労働者はその就業規則（の不利益な部分）に拘束されると考えられます。

• （参考）：厚生労働省　QA　就業規則の不利益変更は許されるか

不利益変更の合理性の判断基準

「合理的な理由」の有無の判断基準としては個別具体的に判断されるものですが、これまでの判例では、①労働組合または従業員の大部分の合意があるか、②その不利益の程度、③変更の必要性があるか、④代償措置・経過措置はあるか、などに照らして判断されています。

また、①変更に合理性がある場合に限り効力を認めるもの、②労働者にとって重要な労働条件（賃金・退職金などのお金にかかわる事項）に関する不利益変更に関しては、「高度の必要性に基づいた合理性」がある場合に限り効力を認める、とされるものがあります。すなわち、労働者の合意がない限り、使用者から就業規則の内容を一方的に不利益に変更することには拘束力がありません。

以下、不利益変更の合理性について裁判例をもとに具体的なケースを見ていきましょう。

不利益変更の合理性が争われる主なケース

①給与減額、残業代や各種手当を廃止する

労働条件の中でもっとも労働者にとって影響が大きいといえるのが賃金に関する項目でしょう。給与の支給額や残業代、出張手当や家族手当などの各種手当などの項目について、一方的に引き下げるケースが問題になることがあります。

たとえば、就業規則で賃金テーブルが定められている場合に、企業がこれを変更して労働者の給料を減額するケースがあります。これは労働者にとって不利益変更に該当しますので、減額するに足る合理的な理由が必要です。

「減額する理由がないまま実施していた」「減額の幅が大きすぎる」「不利益を緩和するための代替措置や移行期間が設けられていない」などの場合は、効力がないと判断される可能性があります。

②労働時間、休憩時間、休日を変更する

業務の拡大または縮小などにより、当初想定していた労働時間や休憩時間・休日について変更する必要が出てくる場合もあり得ます。そのような場合も就業規則に定める事項を変更する必要があるため、変更届の手続きを行いましょう。

たとえば法定以上の休憩時間や休日を定めていたが、それを適法な範囲内で引き下げを行う場合については、労働者にとって不利益変更に該当しますので、合理的な理由が必要となります。この場合も、不利益変更を実施する理由の有無や、不利益の程度、代替措置や移行期間が設けられていたかなどを、個別具体的に判断することとなります。

• （参考）：神奈川県　賃下げ、格下げ、労働強化（労働条件の不利益変更）

就業規則の作成・届出・変更を怠った場合のリスクや罰則

常時雇用している従業員（正社員やパート・アルバイトを問わない）が10人以上いる事業場の場合は、就業規則を作成して届け出ることが法律上定められています。就業規則を変更した場合も、改めて作成・届出・周知する義務があり、これに違反した際の罰則も労働基準法に定められています。具体的には以下のようなリスクがあります。

①行政上のリスク
労働基準法違反として、行政指導の対象となり是正勧告を受ける可能性があります。もし是正勧告書を受けた場合は、期日までに届出を行う必要があります。

②刑事上のリスク
また、労働基準法に反すると、刑事罰として法人に対して30万円以下の罰金刑が科される可能性もあります（労働基準法第120条）。金額が少ないように見えるかもしれませんが、罰金刑を受けることのインパクトは少なくないため、このようなリスクを回避するためにも適正な手続きを怠らないように注意しなければなりません。

• （参考）：e-GOV法令検索　労働基準法　第百二十条

また、就業規則を作成しないことで発生するリスクは法律上の事由だけではありません。就業規則は会社のルールになるため、ルールがあいまいだと契約内容をめぐって従業員とトラブルに発展してしまう可能性があります。争いを回避する観点からも、適切に就業規則を作成しましょう。

改めて就業規則変更で注意すべき点を整理してみると

ここまで、就業規則を変更する場合にとるべき手続きの流れについて解説してきました。改めて就業規則の変更手続きの際に気を付けるべきポイントについて確認しましょう。

従業員の代表者と十分話し合い、合意を得る

変更届の作成・提出の際には、変更内容について従業員代表の意見を聴取し、意見書を添付する必要があります。従業員代表の意見聴取を行うことは法的に義務づけられていますが、必ずしも結果として合意に至ることまでは法的に求められていません。

しかし、一般的に就業規則を変更することは、労働者側に少なからず影響をもたらします。合意が得られるよう十分な話し合いの機会を設けることが大切といえるでしょう。

• （参考）：e-労働政策研究・研修機構　就業規則による労働条件の変更

できるだけ多くの従業員に同意を得ておく

就業規則の変更届の際に添付する従業員代表意見書について、必ずしも結果として合意に至ることまでは法的には求められていません。「内容に反対します」と記載していたとしても、就業規則の効力には問題がないとされています。

ただし、労働者にとって不利益な内容変更だった場合で、就業規則の変更に「合理的理由」があったといえるかどうかが争われた場合、多くの労働者の合意があったのであれば、変更に合理的理由があったと判断される可能性が出てくるでしょう。裁判で争われるに至った場合に備え、可能であれば多くの労働者の同意を得ておきましょう。

従業員に不利益な変更をする場合は合理性に留意

就業規則のこれまでの規定と比べ、従業員に不利益な変更をすることもあるでしょう。その際、一方的な労働条件の引き下げは原則として認められません。例外的に、その変更に「合理的な理由」があると認められる場合に限り、その範囲において拘束力があるとされています。

合理的な理由の有無の判断についてはケース・バイ・ケースですが、企業側としては、当該変更により労働者に生じる不利益の内容をよく精査し、合理性があるといえる根拠をもって変更を行うことが大切です。

• （参考）：e-静岡県労働組合評議会　勝手に労働条件を悪くできません

代償・経過措置を講じておく

就業規則の不利益変更の場合は、原則として効力が認められず、例外的に「合理的な理由」があれば労働者はその就業規則（の不利益な部分）に拘束されると考えられます。

ここでいう「合理的な理由」の有無の判断の際に、不利益な変更をした代わりの代償措置・経過措置があった場合は、合理的な理由があると判断される根拠のひとつとして扱われる可能性があります。不利益変更を検討する際には代償措置・経過措置も併せて検討し、実施することをおすすめします。

労基署への変更届出は速やかに

就業規則を変更したら、従業員代表の意見書を添えて変更届を所轄の労働基準監督署長宛てに提出することとされています。提出すること自体は労働基準法89条に定める法律上の義務ですが、提出期限については特段の定めはありません。

ただし、明確な期限はないものの、変更後に届け出ていない状況が長く続くのは適切ではありません。そのため、就業規則の変更後は遅滞なく届出を行うようにしましょう。

複数の事業場がある場合、変更手続きはそれぞれに必要

就業規則は「事業場ごと」に適用されますので、変更手続きを取る場合は、各事業場で個別に行う必要があります。複数の支店などの事業場がある場合は、それぞれの事業場にて変更届・労働者代表による意見聴取を行うのが原則です。各事業場の所在地を管轄する労働基準監督署に対して、個別に手続きを実施してください。

就業規則変更の周知徹底を行う

就業規則の変更は、労働者に周知された時点で効力が発生します。労働者が作業を行っている見やすい場所に常時掲示、あるいは備えつけて周知することとされていますが、掲示や備えつけの方法以外の具体例として、書面を労働者に交付したり、磁気ディスクに記録し労働者が記録の内容を常時確認できる方法（パソコンなどで確認できる方法）も認められています。適用される事業場のすべての労働者が、見たいときにいつでも見られるようにしておくことがポイントです。

• （参考）：e-e-GOV法令検索　労働基準法施行規則　第52条の2

まとめ

ここまで、就業規則を変更する際の手続きの流れと、注意すべきポイントについて解説してきました。就業規則は、事業場で働く労働者に適用される、会社の大切なルールであり、労使間のトラブルを避けるためにも明確かつ適正に定める必要があります。労働条件の不利益変更をせざるを得ない場合においても、ぜひポイントを押さえて適切に対応いただければと思います。

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