【今の運用で大丈夫？】エクセルでの勤怠管理、4つの落とし穴

【落とし穴①】正確な勤怠データがそろわない

エクセルで作成した勤怠管理表は、作成したデータの保存もしやすく、自由にカスタマイズできるメリットがあります。企業にとっては、パソコンさえあればコストをかけずに誰でも簡単に利用できるエクセルの勤怠管理表は、魅力的に映ることでしょう。

多くのエクセル管理の企業では、入力漏れが頻発し、正確な労働時間が把握できず、苦労しているという話をよく耳にします。特に、給与計算の忙しい時期に正確な勤怠データがそろわず、集計作業に、人事労務担当者の多大な時間が浪費されています。
また、誤入力による、ミス発生にの可能性が高いこともデメリットの一つです。

エクセルによる勤怠管理は、いつでも入力・修正・追記ができるため、「客観的な労働時間の記録」とは認められない可能性があります。もし、意図的な手修正や入力漏れにより従業員に支払う給与に不足があった場合は、労働基準法違反として労働基準監督署から是正勧告を受けるリスクもあるのです。

【落とし穴②】不正やデータの改ざんがある

エクセルで作成した勤怠管理のデータを誰でも扱える状態にしておくと、従業員が後から入力・修正ができるため、出退勤や残業時間などの記録を自由に変更することができてしまいます。「データの改ざん」による労働時間の水増しは、不正な賃金の水増しとなるため、従業員による悪質な改ざんの場合、企業は従業員への懲戒解雇などの処分も検討せざるをえません。

しかし、企業側の勤怠管理の方法がずさんだった場合はどうなるでしょうか。この場合、企業側にも非があり、正確な勤怠の事実を立証することが困難です。従業員から解雇無効の訴えがあれば、「解雇無効」の訴訟リスクがあることにも留意しなければなりません。

「データの改ざん」は、従業員が行う可能性だけでなく、役職者が労働時間を改ざんするケースもあります。役職者が長時間労働をごまかすために、部下の勤怠管理のデータを改ざんし、会社に対して残業時間を少なく見せるケースです。

もちろん、これはあってはならないことであり、労働基準法違反にあたります。結果、従業員からの訴えにより、未払い残業代を請求される可能性もあるでしょう。

このように、ずさんな勤怠管理や不正、データの改ざんなどは、訴訟リスクのみならず、従業員のモチベーション低下や風評リスクを招くことになり、企業への影響は計り知れません。

【落とし穴③】法令にのっとった運用が難しい

2019年4月1日から、働き方改革によって労働基準法や労働安全衛生法など主要な関係法律の改正が行われました。労働安全衛生法第66条8項の3では、労働者の労働時間状況の把握を使用者の義務としています。また厚生労働省令で定める具体的な把握方法は、以下が原則です。

厚生労働省が2017年1月20日に策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によると、労働時間の管理は「使用者が自ら現認」「客観的な記録を基礎」を原則としています。

単なるエクセルのデータ集計だけでは、法令にのっとった運用が難しく、「客観的な労働時間の記録」として認められない可能性があるため、注意が必要です。その際は、管理者が直接出退勤の時間を現認する（使用者自ら、あるいは労働時間管理を行う者が、 直接始業時刻や終業時刻を確認すること）ことが必要となります。

また、タイムカードやICカード、パソコンのログインログオフの記録を保存するなど、別途、「客観的な労働時間の記録」となるような方法を講じることも必要です。

【落とし穴④】集計や転記でミスが生じる

エクセルによる勤怠管理は、上述したように入力漏れや誤入力による集計ミスが発生する可能性があります。また、給与システムへの入力ミスなど、ヒューマンエラーが発生するリスクが常につきまとい、二重チェックが必要となることから、手間と時間がかかりがちです。

しかし、勤怠管理システムであれば打刻と同時に勤怠データへの移行が可能で、ヒューマンエラーの発生は最小限に抑えることが期待できます。データの改ざんによる不正防止にも役立ち、「客観的な労働時間の記録」として出退勤の記録を残すことが可能です。

そのため、法令にのっとった運用が手間や時間をかけることなくできるようになるでしょう。特に、給与計算におけるミスを防止したい場合は、給与システムと連携可能な自動集計ができる勤怠管理システムがおすすめです。

厚生労働省のガイドラインにある客観的な記録の定義とも合致し、法的なリスクの軽減に役立つ便利なツールとして、勤怠管理システムの導入をおすすめします。