36協定の基礎知識と法令遵守における勤怠管理システムのメリットをわかりやすく解説

36協定の基礎知識

36協定は、企業が法定労働時間を超えて従業員を働かせたり、休日労働を命じたりする際に、事前に締結して労働基準監督署に届け出ておく必要がある協定の一つです。
この章では、36協定の概要について、ポイントごとにわかりやすく説明します。

36協定とは何か？

36協定とは、時間外・休日労働に関する労使協定のことをいい、労働基準法第36条にもとづく協定であることから「36（サブロク）協定」と呼ばれています。
労働基準法では、労働者の長時間労働を防止するために法定労働時間が定められており、使用者は「1日8時間・週40時間」を超えて労働者に残業や休日労働をさせることはできません。ただし、36協定を労働基準監督署に提出することで、使用者は労働者に、法定労働時間を超えて残業や休日労働をさせることができるようになります。
かつては時間外労働の上限に法的な規制はなく、厚生労働大臣の告示によって定められていたため、長時間労働を事実上容認するようなかたちになっていました。
しかし、2019年4月の「働き方改革関連法」の施行と同時に、労働者の健康やワークライフバランスを守る視点から、時間外労働の上限規制が法律で設定されたのです。
一方で、残業や休日労働を全面的に禁じてしまうと、企業活動に影響が及ぶこともあり得るでしょう。そこで、実態に合わせて法定労働時間を超える労働を合法的に行うための手続きとして、36協定の制度が定められました。
※（参照）「時間外労働の上限規制　わかりやすい解説」

36協定が必要になる場合とは？

36協定が必要になるパターンとしては、主に2つのケースがあります。
まず、法定労働時間を超えて労働者に残業をさせるケース。次に、休日労働をさせるケースです。以下でもう少し具体的に見ていきましょう。

＜ケース①＞労働者に「法定労働時間」を超す残業（時間外労働）を命じる場合

労働基準法では、労働者の健康を保護するため、使用者は「1日8時間・週40時間」の法定労働時間を超えて働かせることは原則としてできません。
しかし、業務の繁忙時期や突発的なトラブル対応などで、やむを得ず残業せざるを得ない場合もあるでしょう。
こういったケースでは、36協定を締結しておくことで、例外的に残業を命じることができます。

＜ケース②＞労働者に法律で定められた休日に労働を課す場合（休日労働）

労働基準法では、少なくとも週に1回、または4週間に4回以上、労働者に休日を与えることを使用者に義務付けています（第35条）。この休日にやむをえず労働者を働かせる場合にも36協定が必要となります。
たとえば以下のような場合、休日にどうしても社員が必要なこともあるでしょう。

また上記の例に限らずとも、突発的なトラブル対応や災害による対応など、何らかの理由で休日に労働者に出勤してもらうケースもあるはずです。
こうした場合、36協定を締結していれば休日労働をさせることができます。

36協定の締結と届出は企業における義務なのか？

36協定は、企業が法定労働時間を超えて労働者に残業や休日労働をさせる場合は、必ず提出しなければなりません。しかし、すべての企業が必ず提出しなければならないわけではありません。
まず、36協定が必要になるのは、法定労働時間（1日8時間、1週40時間）を超えて労働者に働かせる場合、および週1回・4週4日以上の法定休日に働かせる場合です。逆に、こういった時間外労働や休日労働を前提としていないのであれば、必ずしも36協定を締結する必要はありません。
ただし、普段は時間外労働や休日労働の必要性がないからと36協定を締結しなかったケースで突発的にトラブルが生じた場合、労働者に残業や休日労働をさせると労働基準法違反となってしまいます。
36協定を事前に締結しておくことで法律違反のリスクを回避できるので、締結していない企業でも、リスク回避の観点から締結を検討したほうがよいと思われます。

36協定に違反するとどうなるか？

36協定を締結しないまま労働者に時間外労働や休日出勤をさせてしまうと、それは労働基準法違反です（第32条）。
罰則規定も定められており、最大で6か月以下の懲役、または30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。
違反の発覚は、通常「36協定未締結のまま残業をさせている」といった労働基準監督署への通報によるものが多いため、上記のような刑事罰のほか、是正勧告書を受ける行政上のリスクもあります。
もしすぐに是正しなかった場合、さらなる厳しい指摘や処分がされる可能性もあるでしょう。
また、労働基準法違反の事実が広く知れ渡ると、それだけで企業の評判が低下してしまいます。そうなると、取引先や顧客からの信用を失うほか、「優秀な人材が流出する」「新規採用が難しくなる」といった恐れも出てくるでしょう。
こうした大きなリスクがあるにも関わらず、「うっかり残業させてしまった」というケースは後を絶ちません。
事前に36協定を締結しておくことがいかに大事なリスクヘッジとなるか、おわかりいただけたでしょうか。
関連記事：「36（サブロク）協定の違反リスクとは？企業が守るべきポイント」

36協定は事業所単位での締結・届け出が必要

36協定の締結および届け出は、「法人単位」ではなく「事業所単位」で行う必要があります。
すなわち企業全体で一つの協定を締結すればよいというわけではなく、それぞれの事業所ごとに協定を結び、それぞれの所轄労働基準監督署に届け出る必要があります。
各支店や営業所ごとに、その事業所の労働者の代表（労働組合または労働者の過半数代表）を選出し、使用者との間で36協定を締結する必要があるので注意しましょう。

36協定を締結するために

36協定は、事業所ごとに労働者の代表を選出し、使用者との間で36協定を締結する必要があります。
では、その労働者代表をどのように選出するのでしょうか。また、そもそも36協定にはどんな内容を定めればよいのでしょうか。
これらについて具体的な手続きを確認してみましょう。
※（参考）「36協定の締結・届出のポイント」

36協定を締結する手順

36協定を締結するための具体的な手順は、次のとおりです。

まず、労働者の代表を選出します。労働者の過半数で組織されている「労働組合」がある場合は労働組合の代表が労働者代表となりますが、もし労働組合がない場合は、労働者の過半数を代表する者を信任投票などの手続きにより選出します。
労働者代表が選出されたら、使用者と労働者代表が協議を行います。協議で検討する具体的な項目は、主に以下のとおりです。

協議を終えた後に、労使間で合意できた内容について、36協定書を作成します。この協定書には、協議で決定した内容を正確に記載することが重要です。
最後に、労使間で締結・作成した36協定書を、所轄の労働基準監督署へ届け出ます。協定書は2部用意し、1部は監督署へ提出し、もう1部は事業所で保管しておきましょう。

36協定届に記載する内容

36協定届には、具体的に以下のような項目を記載します。

厚生労働省では、36協定届の作成を支援する「３６協定届等作成支援ツール」と、届出を電子申請できる「36協定届の電子申請」も提供しているので、ツールを活用してスムーズな進行を目指しましょう。
※（参考）「知っておきたい36協定届け」（厚生労働省山口労働局）

36協定の一般条項と特別条項とは

36協定には、「一般条項」と「特別条項」と呼ばれるものがあります。
一般条項は、通常の時間外労働や休日労働の範囲を定めたものです。一方、特別条項はイレギュラーな業務対応が発生した場合などに、一般条項の上限を超えて労働をさせるための条項のことをいいます。
ここからは、36協定の一般条項と特別条項について詳しく見ていきましょう。

36協定の一般条項とは？

36協定の一般条項とは、労働者のワークライフバランスを守り、また健康を維持するために一定の上限を設けている制度です。
36協定は、労働者の休日労働や時間外労働を命じることができるための要件ですが、これを結べば無制限に労働を命じられるようになるというわけではありません。
36協定の一般条項では、法定労働時間を超える時間外労働や法定休日において、どこまで働かせることができるのかの範囲を定めます。上限は月45時間、年360時間（1年単位の変形労働時間制の場合は月42時間、年320時間）までの範囲内で定められます。日、月、年それぞれの単位ごとに時間外労働の上限時間や法定休日に労働させる範囲を明確にし、労働時間の管理方法を記載するものです。
一般的には以下の内容を記載します。

なお、このほかに特別条項を適用する際には、事前に労使協議が必要です。
特別条項については、次の項で詳しく解説します。

36協定の特別条項とは？

特別条項とは、イレギュラーな業務対応が発生した場合などに、36協定の一般条項で定めた時間外労働の上限を超えて労働をさせるための条項のことをいいます。
厳しく規制されている上限をさらに超えて、一時的に長時間の労働を命じることができるわけですから、それを認めるために以下のような条件を決めておく必要があります。

また、特別条項を適用する際には、事前に労使協議を行う必要があります。
労働者代表と使用者が協議し、特別条項の適用の必要性や実施内容を確認したうえでの意思決定が必要です。

36協定を遵守する上でのアナログ的な勤怠管理の課題

紙やExcelでの勤怠管理では、個々人の労働時間が見えにくいため、「うっかり法令違反状態になっていた」という場合があり得ます。ここが、アナログ管理の大きな課題といえるのではないでしょうか。
2019年4月に改正労働基準法が施行され、従業員の労働時間管理は「客観的な記録」による方法で行うことが企業に義務付けられました。（※）また、労働安全衛生法でも「客観的な記録」による方法で労働時間の管理を行うことが義務付けられています。
しかし、手書きの勤務票や紙のタイムカードなど、アナログな勤怠管理をしている企業もまだまだ少なくありません。
アナログな勤怠管理の方法は、従業員が1か月働いたあとに締めてから労働時間を集計することがほとんどだと思われますが、そのときに初めて残業時間の上限を超えていたことが発覚するケースもあります。
もし事前にリアルタイムで残業の状況が把握できていたとしたら、仕事の量を調整したり、人員を加配したりするなどの打ち手を取ることができたかもしれません。
従業員の労働時間をリアルタイムで正確に把握できないことで、長時間労働の兆候を見逃がしやすい点は、36協定遵守におけるアナログ的な勤怠管理の主な課題といえるでしょう。
※（参照）「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」

36協定遵守における勤怠管理システムの導入メリット

勤怠管理システムには、36協定に対応するために必須の、正確な勤怠データの記録とその可視化に役立つ機能が豊富にそろっています。
さらに、36協定の違反リスクを減少させるための仕組みも整っており、36協定を遵守したい企業にとって多くの導入メリットがあります。
ここでは勤怠管理システムの導入が36協定の遵守にどのように貢献するかを、具体的なメリットを通じて説明します。
導入を検討している担当者の方や、ご興味のある方はぜひ参考にしてください。

労働環境に合わせて打刻方法が選べる

勤怠管理システムなら、企業の労働環境に合わせてさまざまな打刻方法を選べるというメリットがあります。
たとえば、営業職や社外常駐先で仕事をする社員が多い場合や、近年増えている在宅勤務で働く形態など、就業環境が社員によってバラバラな企業も多いことでしょう。
タイムカードやICカードを用いた勤怠管理では、出社しないと打刻できないこともありますが、勤怠管理システムなら、PCやタブレット端末・スマートフォンなど、社員の就業環境によって柔軟に対応が可能です。

労働時間の把握と集計をリアルタイムに行える

勤怠管理システムなら、さまざまな働き方をする社員の勤怠状況を、一括してリアルタイムに管理することができます。
また、すべての従業員の勤怠データを自動で集計し、給与計算することができるため、勤務時間の計算にかかっていた工数を一気に削減することも可能です。
36協定では残業・休日出勤の上限が定められており、これを超えてしまうと法違反のリスクがあることはすでに説明したとおりです。
しかし勤怠状況がリアルタイムに見えることで、上限を超えそうな従業員を可視化し、アラートを出すことで法違反状態を回避することもできます。

システム上で残業申請・承認ができる

勤怠管理システムなら、残業の申請についてもシステム上で行うことが可能です。
システム上ですべての手続きが完結するので、働く場所や時間を問わず申請することが可能となり、従業員にとってより便利になります。
管理者にとっては申請の内容を確認し、承認するフローもすべてシステム上で行える点が大きなメリットです。
また、申請内容はシステム上で一括管理されるので、過去にさかのぼって「いつ」「どんな」内容で申請があったかも管理しやすくなります。

時間外労働に応じたアラート設定ができる

勤怠管理システムであれば、あらかじめ規定の時間を設定しておき、日々の労働時間から超えそうな社員に対してアラートを出す設定をすることが可能です。
労使間で締結した36協定の上限を超えてしまうと、法令違反になるリスクがありますが、時間外労働の上限を超えそうな従業員がいた場合も事前にキャッチアップできればリスクを回避できるでしょう。
また従業員にとっても、長時間労働を抑えることができる点でメリットといえるでしょう。

年次有給休暇の取得状況が管理できる

従業員の有給休暇を紙で管理している企業はまだ多いかもしれませんが、勤怠管理システムなら、休暇の申請もシステム上で行うことができます。
システムを利用することで、働く場所や時間に関係なく申請が可能となり、従業員にとって非常に便利です。
さらに、申請内容はシステム上で一括管理されるため、いつ、どのような内容で申請されたのかをすぐに確認でき、管理が容易になる点で企業側にもメリットがあります。
働き方改革により、年5日の年次有給休暇の確実な取得が求められている昨今、リアルタイムに有給休暇の取得状況が管理できるメリットは大きいのではないでしょうか。

法改正に速やかに対応できる

勤怠管理システムを利用すれば、法改正があった際に自動的にアップデートされるので、手動で設定を変更する必要がありません。
長時間労働を抑制するための働き方改革関連法に対応するには、正確な勤怠時間の把握が不可欠ですが、勤怠管理システムを活用することで、従業員ごとの残業時間や休日出勤、有給休暇の取得状況を簡単に管理できます。
また、残業が多い従業員に対してアラートを出す機能などを通じて、長時間労働を抑制し、法令に対応することが可能です。

36協定に対応する勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

36協定に対応する勤怠管理システムを選ぶ際には、以下のポイントを押さえるとよいでしょう。

36協定の上限に沿ったカスタマイズ機能を備えているシステムなら、従業員の時間外労働が上限を超えそうな際にアラートを出し、企業独自の基準に合わせた設定が可能です。
また、労働法の改正に柔軟に対応できるアップデート機能があるかも確認しておきましょう。
さらに、セキュリティ対策や導入後のサポート体制が充実していれば、アナログ管理からの移行もスムーズに進みます。
そして、必要な機能を見極めてコストとのバランスを考慮することで、費用対効果の高いシステム導入が可能になります。
これらのポイントを踏まえ、自社に最適な勤怠管理システムを選びましょう。

クラウド型勤怠管理システムの「楽楽勤怠」で36協定を遵守し労務リスクを減らそう

労働者の長時間労働を抑制し、健康維持とワークライフバランスに配慮するのは雇用する企業の責務です。
そのために労働時間の上限を超えないよう法整備されたのが36協定ですが、従来のアナログ型の勤怠管理方法では、気づかないうちに36協定の上限時間を超えてしまう可能性を含んでいます。違反が発覚した場合の法的・社会的リスクはかなり大きく、36協定を遵守することが企業の発展に欠かせないことはいうまでもありません。
そこでおすすめしたいのが勤怠管理システムの導入です。
株式会社ラクスが提供するクラウド型勤怠管理システム「楽楽勤怠」は、本記事の「36協定遵守における勤怠管理システムの導入メリット」で謳われている機能をすべて備えています。
個々の従業員の労働時間をリアルタイムに可視化し、うっかり残業の上限を超えてしまうような事態を防げるようになることはもちろん、上限を超えそうな従業員にもアラートを発するなど適切な勤怠管理が行えます。
勤怠管理システムの導入をご検討の際には、どうぞお気軽にお問い合わせください。