勤怠管理システムを導入する目的とは？ 必要性やメリットからくわしく解説

そもそも勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、勤怠管理業務全般を自動化できるシステムのことです。
勤怠管理システムを導入すると、従来に比べて業務効率が飛躍的に向上します。
なぜそうしたことが可能なのか、勤怠管理システムの基本的な機能について見ていきましょう。

勤怠状況をデジタル化し一元管理するシステム

勤怠管理システムは、サーバーと呼ばれるコンピューターの仕組みによって従業員の勤怠状況をデジタルデータ化し、一元的に管理します。
タイムカードやExcelなどの手作業による勤怠管理にかかる手間を自動化できるため、大幅に業務効率化を図れることが強みとなっています。
勤怠管理システムにはWeb上でデータ管理する「クラウド型」と、自社でサーバーを運用する「オンプレミス型」があります。

オンプレミス型は自社独自の要件に沿って運用しやすい分、導入の手間やコストが大きいため、導入のしやすさでいえば「クラウド型」に利があるといえるでしょう。

勤怠管理システムの主な機能

ここからは、勤怠管理システムの主な機能について解説していきます。
打刻から勤務時間の集計・管理の一通りの項目において、タイムカードやExcelなどの手作業で発生しがちなミスを防ぎ、正確なデータをもとにした勤怠管理を実現する機能が備わっています。
自社における現状の勤怠管理方法と比較しながら、勤怠管理システムの機能を詳しく確認しましょう。

多様な打刻方法

ICカードや社用スマートフォン、あるいは生体認証など多様な打刻方法を有しているのが勤怠管理システムの特徴です。
出社する場合だけでなく、在宅勤務や出張時など、就労環境や勤務形態に左右されずに従業員は出退勤時刻を打刻できます。
また、企業側の視点でいえば、従業員の出退勤情報をリアルタイムに把握することはもちろん、何かトラブルがあった際にも迅速な対応が可能です。

残業時間の管理とアラート

勤怠管理システムのアラート機能で従業員の個別設定を行っておけば、残業が超過しそうになっている従業員への通知設定が可能です。
残業規制がますます厳しくなっている今日、企業には就業規則や36協定で規定している労働時間を遵守する意識が欠かせません。
勤怠管理システムのアラート機能は、本人だけでなく管理者への通知設定も可能なことがポイントです。
細やかなチェックが自動で行えるシステムは、担当者にとって心強い味方です。

有給取得状況の把握

勤怠管理システムには従業員の出退勤情報だけでなく、有給消化や休日出勤など多くの自動集計機能があります。
ただ単に自動集計ができるだけでなく、休暇取得状況がリアルタイムかつ、ひと目でわかるため、勤務形態や雇用形態が多岐にわたる場合でも職場の状況に即した有給取得が可能です。
また、人員不足などを見越した対策も早めに打つことが可能です。

システム上での申請・承認

出張届や休暇届などの申請・承認作業をシステム上で行うことができるのも、勤怠管理システムの特徴です。
申請のフローがわかりやすいことでスムーズに承認が得られるだけでなく、紙の申請書の紛失防止にも役立ちます。
中でも、出張が多い企業や複数拠点のある企業にとっては、大幅な業務効率化と労働生産性の向上が期待できるでしょう。

勤怠データの自動集計

勤怠管理システムでは、従業員の正確な勤怠データの自動集計が可能です。
全従業員の労働時間をリアルタイムで把握することができるため、集積した勤怠データを分析して活用することで、職場の状況に適した人員配置を行えます。
また、自動集計した勤怠データを給与システムと連携させることで、給与計算のために紙のタイムカードやExcelから勤怠データを集めるような負担の大きい作業も不要になります。

シフト管理

勤怠管理システムには、シフト作成および管理機能を搭載しているものが多くあります。企業の規模に関係なく、従業員のシフト管理は労務担当者にとって頭の痛い問題です。
なぜならシフト管理においては、従業員ごとの希望スケジュールの収集からシフトへの反映、シフト完成後の配布などの複数の手間が発生するためです。限られた期間の中で対応に追われる人事労務担当者も多いでしょう。
しかし、人数の過不足などがひと目でわかる柔軟な設定ができる勤怠管理システムを導入することで、手作業で行っていた手間ひまの大幅な緩和が期待できます。

勤怠管理システム導入の目的と必要性

勤怠管理システムは、従業員の勤怠管理に関する業務効率化だけでなく、労働基準法をはじめとする法制度への対応といった点からも必要性が高まっています。
なぜ企業に勤怠管理システムの導入が求められているのかについて、整理してみましょう。

法令を遵守した勤怠管理を行うため

企業が勤怠管理を行う意義は、「正確な勤怠情報の取得による賃金支払い」や「従業員の健康管理のための労働時間把握」にあります。
さらに、働き方改革が進む昨今の状況において、「従業員の有給休暇取得状況と管理」や「コンプライアンス遵守」への意識が重要です。
特に時間外労働に関しては「月45時間・年360時間」の原則があり、これに違反した場合は労働基準法違反とみなされ、「6か月の懲役または30万円以下の罰金」が科せられます。（※）
こうしたリスクを回避し、法令を遵守した勤怠管理の体制構築のために、勤怠状況を自動集計できる勤怠管理システムの導入が求められています。
※（参照）「労働基準法」

勤怠管理業務を効率化するため

法令に即した勤怠管理を行う体制構築は、企業にとって対策が急がれる課題です。
しかし、タイムカードやExcelなど手作業の勤怠管理では、従業員の出退勤時間の記録や残業時間を正確に把握することはなかなか困難でしょう。また、従業員の数が多ければ多いほど人為的ミスの発生リスクも高まります。
テレワークや在宅勤務などの働き方だけでなく、正社員・アルバイト・パートなど雇用形態も多様化する企業もみられる状況です。さらに情報化社会の中、法令違反のニュースなどはすぐに広まってしまい、人材確保の面で悪影響が出る可能性があります。
こうしたさまざまなマイナス要素の発生を未然に防ぐ上で、正確かつ効率化が期待できる勤怠管理システム導入の必要性と意義が高まっています。

勤怠管理システム導入のメリット・デメリット

働き方改革とそれに伴う法改正で、企業が従業員の労働時間を客観的に記録し、把握することは法的義務となっています。（※）
とはいえ、現状の勤怠管理方法に課題感を抱える企業も多いでしょう。
勤怠管理システムは、勤怠管理で発生しがちな課題の解決に大きく役立つので、従業員の勤怠管理を効率化することが可能です。
一方、どのようなシステムにもメリット・デメリットがそれぞれあり、勤怠管理システムも例外ではありません。
勤怠管理システムを導入することで、企業にどのようなメリット・デメリットがあるのか詳細に見ていきましょう。
※（参照）「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずるべき措置に関するガイドライン」

メリットについて

まずは、勤怠管理システムを導入する場合のメリットを紹介します。
勤怠管理システムは、紙やExcelでの勤怠管理に比べて、幅広い手段打刻が選べるだけでなく、正確性の高い勤怠データ収集が可能です。
また、収集した勤怠データを活用しやすい仕組みを備え、企業の勤怠管理における法令遵守はもちろん、経営戦略にも役立てることもできます。
詳しいメリットについて、以下で確認していきましょう。

＜メリット①＞社外での打刻に対応できる

勤怠管理システムを導入すると、在宅勤務や出張時であっても従業員がモバイルツールなどを用いて打刻を行えるので、常に正確な出退勤時間が記録できます。
タイムカードやExcelを用いた勤怠管理では、出社して勤務している以外の従業員の勤怠データを正確に把握するのは困難だといわざるを得ません。
働き方が多様化する中、社外での打刻に対応できる勤怠管理システムを導入するメリットは大きいでしょう。

＜メリット②＞打刻ミスや不正打刻が防止できる

勤怠管理システムの打刻は電子的に行われるため、機械式のタイムカードに見られるような打刻ミスが防げます。
また、打刻ツールは従業員本人が所持するICカードやスマートフォンなどを通じて行われるので、代理打刻といった不正防止にも効果が生まれます。
さらに、打刻データは厚生労働省が企業に求めている「客観的な記録による労働時間の把握」に該当します。
勤怠管理システムの導入が法令遵守につながっていることも、注目すべきポイントです。

＜メリット③＞勤務時間をリアルタイムに把握できる

勤怠管理システムでは従業員が打刻した瞬間にデータが記録保存されるので、勤務時間はもちろん、残業時間もリアルタイムで把握できます。
フレックスタイム制やテレワークなどの複雑な就業形態に対しても、個別設定を行えば簡単に労働時間の集計が行えます。
手作業に比べて大幅な時間削減を実現するため、企業の生産性向上につながるのが勤怠管理システムのメリットです。

＜メリット④＞長時間労働が防止できる

勤怠管理システムには、長時間労働の基準値を超えるとアラートで警告を発する機能が備わっています。
それにより、時間外労働に関する法令違反を未然に防ぐことが可能です。
これまでの手作業による勤怠管理では、締め日の集計を待たないと長時間労働の実態を把握することは困難でした。しかし、勤怠管理システムは出退勤のデータをデジタルで即座に記録保存していくため、長時間労働のリアルタイムな監視が可能になっています。
アラート機能の活用は、時間外労働に対する従業員の意識を高めるうえでも有効といえます。

＜メリット⑤＞勤務時間を正確に集計できる

勤怠管理システムを導入すれば、勤務時間の正確な集計を目指せます。
従来のタイムカードでは、記録をExcelに転記する際に入力ミスが生じることがありました。しかし、勤怠管理システムでは、打刻した瞬間に勤務時間が記録され、自動で集計されるため、人為的なミスを抑えやすくなります。
その結果、給与計算や労働時間の管理をより正確に行えるようになり、管理部門の業務負担軽減にもつながるでしょう。

＜メリット⑥＞給与計算ソフトなど他システムと連携できる

給与計算システムなどの、人事労務関連の他システムと連携運用できることも、勤怠管理システムのメリットです。
勤怠管理システムからは、CSVをはじめとするさまざまな形態の出力が可能です。それらのデータを自社で運用している給与計算ソフトに流し込むことで、毎月の給与計算業務を大幅に簡略化できます。
さらに、外部システムのデータとつなぎ合わせる仕組みのAPI連携できるシステムを導入すれば、より業務の効率化が図れるでしょう。

＜メリット⑦＞法改正に素早く対応できる

勤怠管理システムの多くは、法改正にタイムリーに対応できる自動アップデート機能を備えています。
法改正が行われる度に、企業は出退勤管理のルールや方法を調整する必要に迫られますが、手作業では短期間での対応が難しいことが実情です。
勤怠管理システムを導入し、個別にアラート機能を設定しておけば、法改正に即したコンプライアンス遵守の徹底が可能になります。

＜メリット⑧＞勤怠データを経営戦略で活用できる

蓄積されたデータを経営戦略で活用できるというのも、勤怠管理システムの魅力です。
業務過多になっている部署や従業員の状況に気付かないで放置していては、労働生産性を上げることなどできないでしょう。しかし、勤怠管理システムを導入すれば従業員の労働状況の見える化が実現します。
経営者が即時に労働状況を把握し適切な対応を取ることができれば、労働生産性の向上が期待できるのではないでしょうか。

デメリットについて

続いて、勤怠管理システムを導入する場合のデメリットを紹介します。
勤怠管理システムは、勤怠管理業務の大幅な効率化につながる一方で、企業によってはマッチしなかったり、活用しきれなかったりする場合もあるでしょう。
デメリットとなりうる部分を事前に確認しておき、自社で導入すべきなのかをイメージしてみましょう。

＜デメリット①＞導入作業に工数と手間がかかる

勤怠管理システムを導入する際には、導入作業に工数と手間がかかることを念頭に置く必要があります。
ひとくちに勤怠管理システムといっても、すべてのシステムに同じ機能が備わっているわけではないからです。
自社の規模や勤務体系、導入目的などを踏まえることなくシステムを導入すると、後からさまざまなトラブルが起こる可能性があります。
導入を検討する際は、あらかじめ余裕を持ったスケジュールを組むようにしましょう。

＜デメリット②＞導入コスト・運用コストがかかる

各社が展開している勤怠管理システムのサービスを受けるには、導入時にシステム設定を行っていく費用だけでなく、毎月の運用コストも発生します。
たとえばタイムカード方式による勤怠管理では、タイムレコーダーの設置さえ終えてしまえば、少なくともその後の運用に大きくコストはかからないでしょう。
また、導入時に十分な設定を行っておかないと、不必要な追加オプションのコストなども加わってくるかもしれないので注意が必要です。
しかし、事前に必要な機能を精査し最適なプランを選べば、無駄なコストを抑えながら自社の勤怠管理業務を大幅に効率化できるでしょう。

＜デメリット③＞自社の就業規則に対応できないことがある

勤怠管理システムが便利だからといって、すべての企業での勤怠ルールに必ず対応できるかというと、そうではありません。
機能がそれぞれのサービスによって異なるため、自社にマッチしている機能を搭載しているかどうか、または導入後にカスタマイズすることができるかなどの事前チェックが大切です。
特に従業員の数が多く、多様な勤務形態・雇用形態を実施している企業の担当者は注意しましょう。

＜デメリット④＞費用対効果がわかりにくい

勤怠管理システムを導入する主な目的は業務効率化であるため、売り上げの向上などすぐに費用対効果を感じにくいといったデメリットがあります。
システムの導入目的は業務の効率化であり、売上向上のような直接的な利益がすぐに見えにくいためです。
しかし、費用対効果を評価する際には、単にシステムの導入費用だけでなく、以下のような業務負担の軽減や正確な勤怠管理によるメリットも考慮することが重要です。

このように、勤怠管理システムの導入は単にコスト面のみの問題ではなく、業務効率や労働環境の改善といった長期的なメリットをもたらす可能性があります。

勤怠管理システム選定で確認したいこと

勤怠管理システムをスムーズに導入するには、確認しておくべきポイントがいくつかあります。
以下で紹介する選定ポイントを踏まえて、自社にマッチした勤怠管理システム選びの参考にしてください。

自社に必要な機能を満たしているか

はじめに、自社の課題解決に必要な機能が搭載されているかのチェックが大切です。
また、その機能を自社の勤怠ルールに沿ってカスタマイズすることができるかどうかも重視しましょう。
特に複数の支社・支店を有する企業や従業員の多い企業の場合、拠点ごとに異なる勤務体系やシフト管理のルールに対応できるかが重要です。
たとえば、本社と支店で異なる打刻方法を採用している場合、それぞれの運用に適した設定が可能かを確認する必要があります。

従業員にとって扱いやすいか

勤怠管理システムは、すべての従業員が使用するのが基本です。
従業員が使いやすいシステム選びのため、表示の見やすさ・わかりやすさ、打刻の操作性などを細かくチェックしましょう。
特にテレワークや在宅勤務、出張が多い企業の場合、社外から日常的に出退勤の打刻を行わなければならないため、打刻に用いる端末での使いやすさも確認しておくことが大切です。

他システムとの連携性はどうか

給与計算システムをはじめ、それまで自社と契約している他の人事労務関連のシステムと連携できるかどうかも、勤怠管理システムを選定する上で大切なポイントです。
仮に連携不可なシステムを選んでしまうとその後の業務に余計な手間がかかってしまい、かえってコスト増につながりかねません。
他システムと併せて勤怠データを一元管理できるシステムを選べば、大幅なコスト削減が期待できるでしょう。

セキュリティ・安定性はどうか

導入を検討している勤怠管理システムのセキュリティ・安定性にも目を配る必要があります。
なぜなら、勤怠管理システムに集積されたデータは、従業員の大切な個人情報の記録だからです。
個人情報の流出が社会問題になっている昨今、強固なセキュリティを構築しておくことは、企業倫理の面でも社会的信用の面においても欠かすことはできません。

サポート体制はどうか

導入後のサポートの手厚さは、勤怠管理システムを運用していく上で欠かすことのできないチェックポイントです。
故障や不具合など何らかのトラブルが発生した場合、スムーズにサポートが受けられないと、企業の業績に影響を及ぼしかねません。
また、人事制度が変更になったときや新しい勤務形態を採択するときなどはメンテナンスが必要になり、サポートも必要になります。
勤怠管理システムは、導入してからが本格的なスタートです。
サービスを提供する会社の対応の迅速性や休日対応が可能かどうか、追加費用の有無などについて漏れなく確認しておきましょう。

導入コストと月々の運用費はどうか

勤怠管理システムを選ぶ際、導入にかかるコストと月々の運用費の比較を綿密に行いましょう。
多くの場合、それまでかかっていた勤怠管理に関する人的コストの削減をはじめ、業務効率化を行うことが勤怠管理システムを導入する目的となっています。そのため、以前と比較してどれくらいのコスト削減が可能になるかがポイントです。
勤怠管理システムにより勤怠管理を自動化した分、その他の優先度の高い業務に注力できるようになった場合の効果も加味して、妥当なコストなのかを確認しましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

勤怠管理システムは、インターネット環境さえあれば接続して使用することのできる「クラウド型」と、自社内にデータを一元管理できる仕組みを置いて自由自在にカスタマイズできる「オンプレミス型」の2種類があります。

企業規模や勤務体系によって異なりますが、初めて勤怠管理システムを導入する企業の場合、専門的な知識を有するスタッフが必要な「オンプレミス型」より、比較的コストが安価で導入の手間が少ない「クラウド型」を選択するのが無難といえます。

導入前にトライアルは可能か

事前にトライアルが可能かどうかも、勤怠管理システムを選ぶうえで欠かせないポイントです。
従業員が使いにくいと、操作に関しての問い合わせが増加し、結果的に人事労務担当の手間が増えることが考えられます。
勤怠管理システムの本格的な導入の前に無料トライアルなどを活用して、人事労務担当者視点だけでなく、従業員にとっても使いやすいかどうかを事前に確認しましょう。

勤怠管理システムの導入手順

勤怠管理システムを選定して導入するにあたり、それぞれの手順で重要なポイントがあります。
スムーズな運用を実現させるための、勤怠管理システム導入の流れを見ていきましょう。

勤怠管理における自社の問題点を洗い出す

勤怠管理システムを導入する際にまず大切なことは、導入によって自社がどのような目的を達成したいのかを明確にすることです。
企業には雇用形態や勤務形態はもちろん、培ってきた文化や実績などそれぞれ特徴があります。リモートワークの勤怠管理を効率化したいなど、導入目的を明確にしたうえで、課題解決に必要な機能の洗い出しを行いましょう。
その際、社内のシステム担当だけでなく、各部門の従業員を含めた幅広い事前調査を忘れないことも大切です。

勤怠管理システムを選定しテスト運用を行う

勤怠管理システムを選定後は、テスト運用を行うことが大切です。なぜなら事前に綿密に調査したつもりでも、いざ導入してみると設定のやり方や操作方法でわからないことが出てくる可能性があるからです。
また、大企業なら適切な人材をシステム担当者に配置できますが、中小企業だとそれがままならない場合もあるでしょう。
テスト運用の中では「誰が・どのように運用するか」も明確にしておき、スムーズな勤怠管理システム導入につなげていきましょう。

従業員の評価を確認する

勤怠管理システムをテスト運用する際は、担当者など一部の従業員だけでなく幅広い従業員に打刻や申請機能などをテストしてもらい、スムーズに使えるかどうかなど評価を確認しましょう。
勤怠管理システムは、全従業員が日々利用するところに特徴があります。
導入後の全社に周知徹底する内容を見据え、不明点が残らないようにしましょう。

問題がなければ運用を開始する

トライアルを重ねて問題点の有無を洗い出し、きちんと準備を整えた後はいよいよ勤怠管理システムの運用開始です。
勤怠管理システムは、導入すればそれで完了というものではありません。
システム提供会社のサポート担当との連携を密にして、自社の課題解決のためにブラッシュアップを図るよう心掛けましょう。

クラウド型システムの「楽楽勤怠」で、正確で効率的な勤怠管理を目指そう

勤怠管理システムは、タイムカードやExcelを用いた手作業による勤怠管理に比べて効率化が図れ、主に以下のメリットにつながります。

各社が展開している勤怠管理システムにはそれぞれ特色があり、どれを選べばいいのかわからないといった意見もあります。
株式会社ラクスが展開しているクラウド型勤怠管理システム「楽楽勤怠」は、打刻や申請・承認、勤務時間集計、休暇管理、残業管理を効率化し、働き方改革関連法に対応。業務効率化をサポートし、労務リスクの見える化を実現できます。
自社の勤怠管理業務を効率化したい場合には、まずはお気軽にお問い合わせ頂き、勤怠管理システムの活用をイメージしてみてください。