働き方改革につながるペーパーレス化、メリットと導入の手順【社労士監修】

働き方改革になぜペーパーレス化が必要？

多様な働き方に対応するため

少子高齢化に歯止めがかからないなかで、日本はさまざまな課題を抱えています。そのひとつが生産年齢人口の減少や、一人当たりの労働生産性の低下です。仕事と育児や介護の両立など働き手のニーズが多様化する状況にあって、これら諸問題への対応は喫緊の課題となっています。働き方改革はその具体的な取り組みといえるもので、なかでもペーパーレス化は企業が業務効率を向上させ、多様な働き方の実現と労働生産性の引き上げを達成するために必要な動きとして注目されています。

ペーパーレス化によって期待できる効果のひとつがテレワークの推進です。労働参加を拡大するためには女性の就業を増やす必要がありますが、テレワークは女性の就業を阻害する要因ともいえる結婚、出産、子育て等に対し、就業の継続を可能にする有効な手段として期待できます。

長時間労働の是正や、正規雇用非正規雇用という雇用形態による格差是正にもつながるペーパーレス化は、時代の流れに即して求められている働き方改革の重要な第一歩として、今後さらに浸透していくでしょう。

• （参考）：総務省　情報通信白書｜テレワーク推進による労働参加の広がり

SDGsや環境保全からの視点

ペーパーレス化は、企業がSDGsの目標達成に貢献する上でも重要です。SDGsの目標に照らし合わせるならば、作業効率を高めることは＜SDGs目標8＝働きがいも経済成長も＞、作業効率を高めることで無駄な電力消費を削減することは＜SDGs目標7＝エネルギーをみんなに そしてクリーンに＞に大きく関わってきます。その他、＜SDGs目標12＝つくる責任 つかう責任＞なども、ペーパーレス化に関連の深い項目といえるでしょう。

また、環境保全の視点からもペーパーレス化は注目ポイントです。紙の原料である木材の大量消費は、急速な森林伐採による温暖化や自然・生態系破壊につながる恐れがあります。ペーパーレス化で森林保護に貢献することは、台風や地震の際に土砂崩れなどの二次災害を防ぐ上でも大切なことです。

• （参考）：環境省　働き方改革とCO2削減等の両立に向けて

政府が推進するペーパーレス化。規制緩和で導入が容易に

情報化社会が発展するなか、民間の経営活動や業務効率化を図る上で、法令により義務づけられている紙での保存を電子化に変更してほしいとの要望が日本経団連を中心に高まりました。それを受けて、2005年4月に施行されたのが、企業が業務で使用する文書の電子化について定めたe-文書法です。

また、1998年7月に施行された電子帳簿保存法についても過去に数度の要件改正が行われており、特に2022年の改正は、企業のペーパーレス化導入を容易にする改正として注目を集めています。

【POINT】2022年改正の電子帳簿保存法による規制緩和の影響

電子帳簿保存法では、2022年の改正において電子帳簿を導入する際の「承認制度の廃止」が認められました。この改正により、2022年からは税務署に申告書を提出する必要がなくなり、国が求める基準を満たすとともに、電子帳簿保存法に対応する機能を備えたオフィス機器、会計ソフトを準備すれば電子保存対応が可能になりました。

また、電子書類の受領に際して3日以内に必須だった受領者本人のサインとおよびタイムスタンプに関しては、サインは不要、タイムスタンプの期限は2か月以内と大幅に緩和されたり、その他、検索要件も大幅に簡略化されたことにより、企業でペーパーレス化を実施するハードルが低くなりました。

• （参考）：電子帳簿保存法が改正されました　国税庁
• （参考）：電子帳簿保存法概要　国税庁

ペーパーレスの対象となる文書

ビジネス書類・経理帳票類・会議資料

これまで商法や会社法に基づき紙で保管が義務付けられていた文書は、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」の施行により、電子化による保存も認められるようになりました。技術文書や資料などの「ビジネス書類」、会計帳簿、契約書、領収書、請求書、納品書、損益計算書などの「経理帳簿類」、株主総会・取締役会議事録などの「会議資料」が主な対象です。

これらの資料を紙ベースでなくデータで作業を行うようになれば、郵送や手作業での入力・確認などに手間取っていた時間およびコストの削減、業務効率の改善・向上が期待できます。特に決算期や繁忙期などで事務処理に時間を取られていた時期の負担軽減につながることで、企業にとっても労働者にとっても大きなメリットとなるでしょう。

パンフレットやカタログ、チラシなどの販促物

ペーパーレスの対象となる文書は、オフィス内の文書だけではありません。顧客や取引先に向けてこれまで定期的に発行しているパンフレットやカタログ、チラシ等の販促物もペーパーレスの対象です。

郵送費や作業に関するコスト削減はもちろん、ECサイトを導入することでWEBカタログの発刊やリアルタイムでの情報発信、顧客に合わせたキャンペーンの展開など、業務の効率化に加えて顧客に対する幅広いアプローチが可能になります。その他、商品に対する顧客のダイレクトな反応をデータ化することで迅速な対応を可能にするなど、顧客満足度を高める上でもペーパーレス化によるさまざまな効果が期待できるでしょう。

【POINT】ペーパーレスに不向きな種類の文書

さまざまなメリットのあるペーパーレスですが、すべての書類が可能というわけではありません。「e-文書法」では、ペーパーレス化の対象外の書類として、次の文書が規定されています。

まず、免許証や営業許可証など、見えるところに表示しておく必要のある「現物性の高い」文書です。次に、災害対策マニュアルや船舶保管用の安全手引書といった「緊急時に速やかに閲覧する必要のある」書類は、ペーパーレス化の対象外になりますので注意が必要です。

ペーパーレス化が企業にもたらす好影響

紙に関わるコストを削減し、省スペース化に貢献

ペーパーレス化という言葉のとおり紙の書類を扱わなくなるため、書類を印刷するための用紙代、プリンターなどのオフィス機器やトナー代はもちろん、郵送・廃棄の手間にかかる人件費など、紙の印刷にかかるすべてのコスト削減が可能になります。日々使用する用紙やオフィス機器などのコストを少しでも抑えようと取り組んでいる企業にとって、ペーパーレス化は印刷に関する究極のコスト削減方法といえるでしょう。

また、紙の書類を作成した場合、こまめにファイリングをして保管しなければなりません。書類を管理するスペースやスペース代、管理業務にまつわる人件費なども、ペーパーレス化によって格段に減らすことができます。

素早いデータ検索性や万一に備えた書類の管理が可能に

業務効率化を行う上でも大きなメリットが得られます。たとえば、紙からデータに移行することで、必要な文書をすぐに見つけ出すことができます。繁忙期に書類を探すことは、たとえきちんとファイリングしていたとしても手間暇のかかる作業のため、精神的・肉体的負担の軽減に役立つでしょう。

その他、紙の書類でさまざまな情報を管理していると、万が一会社や保管場所が災害にあったときに紛失してしまう危険性があり、業務だけでなく会社の存続にも支障をきたしかねません。紙の書類をデータ化し、バックアップを取っておくことで、災害時の対策につながるでしょう。

働き方の多様化の推進、生産性の向上に役立つ

ペーパーレス化によって多様な働き方の実現が可能となります。たとえば、紙からデータへ移行することで時間や場所を問わず必要な情報にアクセスできる環境が整えられるようになるため、リモートワークを導入しやすくなります。
また、紙の資料作成にかけていた労働時間の短縮に伴う時短勤務の推進や、より重要な業務に集中できるようになることによる生産性の向上なども期待できます。

人材確保も有利に

どの企業にとっても優秀な人材を確保することは重要な課題です。ペーパーレス化で多様な働き方を確保することで、働き手の間口を広くとれるようになるため、採用できる人材を増やせる可能性が高まります。
例えばある企業では、業務システムの導入によるペーパーレス化の実施やフレックスタイム制、育児休業の延長など、勤務形態や休暇・休業の選択肢を広げて働きやすい職場環境を整えることで、子育て女性の定着率と管理職比率が向上した事例があります。

• （参考）：中小企業庁　事例集　P22-23

ペーパーレス化の問題点、導入をためらう理由

慣れないうちは作業効率が落ちる可能性も

紙の資料をデータ化する場合、仕事内容によっては作業効率が一時的に落ちることも考えられます。「電子データにすることでかえって読み取りにくくなる」「メモが取りづらい」「横に並べられない」などの理由がよく見受けられます。デジタル作業に慣れていない人の場合、最初はデータでの処理や閲覧をわずらわしく感じることもあるでしょう。

しかし、長期的に取り組むことで、紙による作業手順よりペーパーレス化のほうが効率的であることを実感できるようになるでしょう。また、コスト面においても、ペーパーレスのほうが紙で作業するよりコストパフォーマンスに優れていることが理解できるはずです。

焦って一気にペーパーレス化を進めるのではなく、できるところから少しずつ始めていくのがポイントです。職場の全員にわかりやすいマニュアルの準備や、サポートし合う体制づくりも欠かさず行っていきましょう。

導入にコストがかかる場合がある

ペーパーレス化を進めるにあたり、パソコンやタブレット端末などの機器、業務システムの導入など、ある程度まとまった初期投資が必要になる場合があります。また、これまでの紙の書類をデータに移行する作業にかかる費用や、新たな業務フローの整備などに時間が必要な場合もあります。その他、用途に応じたシステム選定や、その運用テストによる事前準備も欠かせません。
これらの過程が発生することを考慮しつつ、余裕を持ったスケジュールを立てることが、ペーパーレス化を成功させる上で大切なことのひとつです。

システム障害に影響を受ける

システム障害やネット回線の乱れをはじめ、業務に支障をきたすトラブルがないとは言い切れません。特に、重要な会議をしている最中に、資料が共有できなくなったり、映像・音声が途切れたりすると、その影響は大きいものがあります。

そうしたトラブルを回避するためにも、オフラインでも閲覧可能な場所へのデータのバックアップ、アクセス制限をかけるなど情報セキュリティの強化、いざトラブル発生時に復旧対応・周囲への状況説明を行うことができる人材配置などを行って備えましょう。

ハンコ文化と相性が悪い

ペーパーレス化を導入するには社内の理解が必須ですが、仕事の慣習上、ハンコの押印などアナログ処理が中心となっているケースは少なくありません。
決まった書式で複数の部署のハンコがなければ処理が進まなかったり、あるいは相手先から資料を紙で提出することを求められたりすることもあるでしょう。ハンコに関わる業務のためだけに出社するのも、日本では珍しくないケースです。こうした場合、ハンコをデジタル署名に変えるなどを検討してもよいでしょう。

国内各企業におけるペーパーレス推進の現状

国内におけるペーパーレス推進の現状について、総務省が2020年3月に行ったICT化に関連する業務慣行の改善に関するアンケートによると、3年以上前から「社内業務のペーパーレス化」を実施している企業が42.4%と最も多いことがわかりました。また、最近3年内に実施した項目では「テレワーク、Web会議などを活用した柔軟な働き方の促進」が、27.2％と1位を占めました。

新型コロナウイルスの感染対策としてテレワークが早急に求められたこともありますが、そのための手段として、ペーパーレス化は大きな効果を生み出します。上記アンケートの結果は、多くの企業がテレワークの推進に意欲を持って改革を進めていった結果と考えられます。

【ICT化に関連する業務慣行の改善】

• ＜出典：総務省『日本企業におけるデータ活用の現状 図表3-2-1-7』＞

ペーパーレス化を実現するために必要な取り組み

ペーパーレス化の意義や目的は、企業によって異なります。また、一朝一夕に進むものでもありません。具体的な数値目標とスケジュールを定め、社内教育体制などの準備が整ってからスタートしましょう。

ペーパーレス化が可能な業務を洗い出す

ペーパーレス化は一度に行わずに、少しずつできるところから実施しましょう。
まず現在使用している紙の書類の量や保管場所、かかるコストなどを洗い出し、ペーパーレス化が可能な業務とそうでないものを切り分け、可能なものに関しては使用頻度や効果を実感しやすいかなどを検討し、優先順位をつけて順番に取り組みましょう。

ペーパーレス化の意義や目的を社内へ周知（社内教育）

ペーパーレス化を導入することは、単なる紙の書類の電子データ化にとどまらず、社内業務そのものの変革を進めることにつながります。そのため、経営陣はもちろん従業員にその意義を理解してもらうことが何よりも大切です。
社内でペーパーレス化の意義と目的を共有し、マニュアルの整備などを通じて誰でもスムーズにペーパーレス化に取り組めるように、バックアップ体制を構築しましょう。また、電子データに移行して活用する際、運用管理の煩雑化を避けることも重要なため、担当者などのフォロー体制も忘れないようにしましょう。

ペーパーレス化による働き方改革を効率的に後押しするシステム

勤怠管理システム

ペーパーレス化を導入した際、勤務状況の管理や各種申請などを効率よく行うためのシステムが必要になります。勤怠管理システムを導入することで、出勤管理や勤務状況の漏れが出勤簿上のアラート表示ですぐにわかり、従業員だけでなく管理者の有給付与数や消化状況もひと目で判明、書類申請や承認作業も社内だけでなく外出先から行うことが可能です。また、労働時間の適正な把握に関しても、残業時間に応じてレベル別のアラート設定が可能であるため、残業抑制に役立てられます。

クラウド型勤怠管理システム「楽楽勤怠」は、ITに不慣れな労務担当者の方のためにシンプルで操作しやすい画面設計、充実したセキュリティ、専任サポートによる導入支援に力を入れているので、スムーズな導入が可能となっています。

経費精算システム

業務に関わる交通費や宿泊費を含めた出張旅費、交際費など、経費に関する精算業務を紙ベースで行うことはとても負担のかかるものです。しかし、経費精算システムを導入すれば、申請・承認・仕訳や振込といった業務をシステム上で完結することができ、ペーパーレス化に繋がるだけでなく作業工数などのコスト削減も図ることができます。

ただ、企業によっては経費精算ルールが複雑で、なかなかシステム化に踏み切れない場合も多いのではないでしょうか。そんな方には、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」がおすすめです。

「楽楽精算」は、その企業に合わせて申請画面や申請フローなどを柔軟にカスタマイズできる機能が備わっているため、会社のルールを変えることなく経費精算をシステム化することが可能です。また、電子帳簿保存法対応システムであるため、領収書・請求書といった証憑類も簡単に電子化でき、原本の保存やファイリング作業などの手間も不要になります。また、「楽楽精算」はインボイス制度にも対応しています。

電子請求書発行システム

紙の請求書を取引先に送付する場合、印刷、封入、発送と多くの手間がかかります。しかし電子請求書発行システムを利用すれば、印刷、封入、発送の作業が不要になります。また、WEB上で請求書を発行できるため、ペーパーレス化を実現できます。これらの業務改善により、在宅ワーク中でも請求書の発行が可能となるため、在宅ワークの推進にもつながるでしょう。

クラウド型電子請求書発行システム「楽楽明細」は、請求書や納品書、支払明細、領収書など、あらゆる帳票をWEB上で発行することができるため、請求書以外の帳票もまとめてペーパーレス化を進めることができます。また、請求データをアップロードするだけで自動で取引先まで発送することができるため、面倒な請求書発行業務の手間を大幅に削減することが可能です。電子帳簿保存法やインボイス制度への対応はもちろん、簡単操作とシンプルな画面が特長で、パソコン操作やシステム導入に不安がある方にもおすすめです。

販売管理システム

受発注情報や見積書、売上データ、顧客情報など、日々の営業・販売業務の中で管理をすべき情報は多岐にわたるとともに、複雑化・煩雑化しがちです。販売管理システム「楽楽販売」は、Excelやメール、紙書類で管理しているあらゆる社内業務のデータを一元管理することができるクラウド型の販売システムです。

販売管理、受発注管理、顧客管理を効率化できるだけでなく、会社の業務に合わせた形でシステムをつくり込めるため、販売管理以外の業務領域も標準化・効率化することができます。クラウド型のシステムなので外出先や他拠点、協力会社ともリアルタイムで情報共有ができ、コミュニケーションコストの削減も実現します。既存の業務フローをほとんど変えずにシステムに移行することができるため、ペーパーレス化の第一歩としてもハードルが低く、おすすめのシステムです。

まとめ

少子高齢化やSDGs、環境保全の観点からペーパーレス化を進める企業は増えています。ペーパーレス化を成功させるには、最初に企業それぞれにとっての意義や目的を明確に定め、ルールを社内で共有し深めていくことが大切です。その上で、目的ごとにペーパーレス化の業務フローを組み立て、必要に応じて役立つシステムを導入・検討ください。