タイムカードの打刻ミスが及ぼすリスクとは？ その原因と防止対策を解説

なぜ打刻ミスが起きるのか？

タイムカードによる打刻ではしばしばミスが発生します。すでに打刻したのに再度打刻してしまう「二重打刻」や「打刻忘れ」、タイムレコーダーの操作ミスから起こる「出勤と退勤の押し間違い」などは、代表的な例かもしれません。
それでは、打刻のミスはなぜ起きるのでしょうか。ここではミスの原因を見つけることで、改善につなげるヒントを探ってみましょう。

タイムレコーダーの設置場所に問題がある

設置場所までわざわざ出向かなければ打刻ができないような状況だと、面倒に感じてあと回しにしたり、そのままうっかり忘れたりして、打刻漏れが起きる可能性が高まります。
打刻を忘れる従業員が多いのであれば、タイムレコーダーの設置場所にその原因があるのかもしれません。

打刻の習慣が身についていない

打刻に対する従業員の理解が薄いと、習慣化への意識づけが難しくなり、打刻忘れや打刻ミスにつながります。また、営業職など直行直帰が多い部署では、物理的な理由からタイムレコーダーによる打刻が難しくなります。なぜ打刻が必要なのか、その意味を全従業員で共有することが重要です。
企業は、従業員の労働時間を正しく記録して管理する法的な義務を負っています。そのため、打刻の不備によって法律違反の状態が発覚すれば、企業が責任を負わなくてはならなくなり、法的な罰則や社会的信用の低下などを招く可能性があります。会社への損失があれば、従業員一人ひとりにとってもデメリットになります。まずは、従業員への定期的な打刻の周知や打刻漏れによるリスク説明を行うなどして、全従業員が打刻を習慣にできるように、企業として対策する必要があります。

打刻ミスを防止するための対策、具体例

打刻のミスを防ぐためには、まずタイムカード周辺の環境改善に取り組むことから始めましょう。たとえば、タイムレコーダーが使いやすく、打刻しやすい場所にあるかどうかを点検してみてください。併せて、従業員に打刻による勤怠実績記録の重要性を理解してもらえるよう講習を行うことも効果的です。打刻ミスを防止するための方法論について具体的に見ていきましょう。

タイムレコーダーを目立つ場所に置く

打刻機は、従業員が毎日必ず見るところや通る場所に設置することが大切です。それだけで、不注意による打刻忘れはずいぶん減ると考えられます。また、目立つ場所にタイムレコーダーを設置することで、本人ではない第三者が打刻を行うなど不正の抑止にもつながります。

設置場所については、従業員の声を聞いてみてもよいでしょう。企業側には従業員とコミュニケーションをとるきっかけにもなり、打刻忘れをみんなで防ぐという気持ちも醸成できます。全従業員にとって使いやすい場所に置くことが、改善への一歩といえそうです。

ポスターや張り紙を設置する

目を引くように、タイムレコーダーの場所に打刻ルールに関するポスターなどを掲示することも打刻ミス防止の効果につながります。ただし、同じものを貼りっぱなしでいると目が慣れてしまい、再び打刻を忘れてしまうことがあるかもしれません。定期的に貼り替えたり、ポスターのアイデアを従業員から募集したりして、工夫してみてください。
特に、新入社員やアルバイトなど打刻の運用が定着していない従業員には、ポスターによる注意喚起は効果があると考えられます。掲示物には、打刻が必要な理由もわかるように添えておくと、より広い理解につながるはずです。

部署ごとに打刻管理責任者を決める

従業員同士で確認し合える体制を築くことも、打刻忘れの対策になります。部署が複数ある場合は、部署それぞれで打刻管理の責任者を決めてみるとよいでしょう。責任者を輪番制にすれば、全員が自分のこととして取り組めるため、効果も上がります。

タイムカードの打刻忘れやミスを防ぐには、従業員一人ひとりに当事者意識を持ってもらうしかありません。自社にもっとも適した方法は何か、社員数や勤務スタイルなどに合わせて、効果的な方法を検討してみましょう。

打刻ミスの多い従業員への対応は？

条件を満たせば、従業員に対して始末書の提出や減給などの懲戒処分を科すことは可能です。懲戒処分は従業員の教育や啓発を目的として行われるものです。ただし、それには就業規則の規律違反が懲戒処分の規定で定められている必要があります。

たとえば、就業規則に「従業員は始業・終業時刻にはタイムカードを打刻し、出勤及び退勤時刻の記録をしなければならない」といった内容の記述が必要となります。同時に、懲戒規定にも始末書提出や減給事由として「始業・終業時の手続きに違反したとき」などと定めておかなければなりません。減給する場合については、金額は労働基準法第91条に、1回で「平均賃金の1日分の半額以下」、総額では「一賃金支払期の賃金総額の10分の1以下」と規定されています。

しかし、懲戒処分の規定があるからといって、一律に適用できるかどうかは微妙なところです。従業員の行為が悪質であれば別ですが、たまたま数回タイムカードを押し忘れた程度で懲罰を与えてしまうと、人事権の濫用（労働契約法第15条）として裁判では無効と判断される可能性もあります。

• （参考）：e-GOV法令検索　労働契約法第15条
• （参考）：e-GOV法令検索　労働基準法第91条

勤怠管理システムを導入する

実際のところ、従業員がアナログに打刻を行う限り、ミスをゼロにすることは難しいでしょう。ミスを防ぐための最善の解決策は、デジタルシステムへの移行です。法整備が進み、勤怠管理の厳密化が求められる時代の流れから、今、勤怠管理システムを導入する企業が増えています。
勤怠管理システムには、打刻忘れやミスを自動で知らせる機能が搭載されています。打刻は、パソコンやスマートフォンなどの端末のほか、ICカードや生体認証でできるものもあります。タイムカードと違って遠隔でも打刻ができるため、直行直帰やテレワークでも問題ありません。出勤簿もひと目で確認でき、部署やグループ別での表示も可能です。
また、本人でなければ打刻ができないため、第三者による不正打刻を防ぐこともできます。

タイムカードの打刻ミスが及ぼす影響

タイムカードの打刻ミスは、それほど大したことではないように思えるかもしれません。しかし、会社に与える影響は深刻です。正確な勤怠管理は企業にとって必要不可欠であり、不正確な勤怠管理により法的なペナルティが発生するリスクがあります。企業の社会的信用にも関わるため、軽視できない問題です。タイムカードによる打刻ミスが及ぼす影響を紹介します。

打刻修正などによる人事労務担当者の負担増

タイムカードに打刻ミスや漏れがあった場合、勤怠管理の担当者は本人に聞き取りを行って打刻時間を修正する必要があります。
タイムカードの打刻ミスは、締日である月末に発覚するケースがほとんどです。ミスをした日から時間が経っていると記憶に頼ることができず、パソコンや社内システムの履歴から出退勤時刻を推測するなど、勤務実態の確認にも余計な手間がかかります。
打刻ミスがある従業員が多い場合は、確認作業で担当者の負担はますます増え、ただでさえ時間がかかる集計にさらなる労力を割くことにつながります。その結果、本来の業務に支障が生じる可能性もあり、担当者にとっても会社にとっても大きな損失となってしまいます。

給与計算にミスが生じる可能性

給与の計算は、タイムカードの打刻に基づく労働実績によって算出するため、根拠となる打刻情報にミスがあると、給与計算にもミスが生じることになります。特に大きな問題となるのは、残業や休日出勤などイレギュラーな勤務に対する割増賃金の計算です。打刻ミスによって正確な勤怠情報がわからず、賃金計算を間違えたまま未払いが発生してしまうこともあり、企業にとっては大きなリスクになります。
給与計算のミスが判明すれば、勤務実績の修正と確認の作業が追加発生するため、勤怠管理業務の担当者にとっての負担が増えます。

企業イメージのダウン

打刻ミスによる賃金の未払いは、その原因が従業員にあったとしても、責任は企業が負うことになります。もしも従業員が給与未払いを告発すれば、企業は労働基準監督署から厳しい指導を受けたり、労働審判や裁判に発展したりする可能性もゼロではありません。もしそうなった場合、企業イメージの低下は避けられず、社会的な信用も失墜してしまいます。法令違反は企業にとって、非常に大きなリスクとなるのです。
こうした最悪の事態を未然に防ぐために、打刻ミスへの対処は素早く適切に行うことが大切です。加えて、打刻ミスを起こさない体制づくりも重要になります。

労働時間の未把握で法令違反に問われるリスク

近年、働き方改革が進み、関連法の成立に伴って労働時間が厳しく制限されるようになりました。これにより、正確な労働時間の把握が法的義務として企業に課せられ、併せて「客観的な労働時間の記録」が求められるようになっています。
客観的な記録とは、タイムカードなどによって出退勤時間の記録を残すことを意味します。そのため、打刻ミスで労働時間の把握ができなくなると、違法となるリスクがあるのです。
企業は、従業員の働き方や労働時間の管理を行うことで、賃金の未払いを防ぎ、過重労働が原因となる疾患や過労死から従業員を守る義務があります。そのための手段である勤怠管理は、コンプライアンスの観点から見ても、責任を持って取り組むべき重要な課題といえるでしょう。

• （参考）：客観的な記録による労働時間の把握が法的義務になりました
• （参考）：働き方改革関連法のあらまし （改正労働基準法編）｜厚生労働省

間違いのない労働時間管理。勤怠管理システムを導入しよう

ここまでの解説で、勤怠管理の重要性はおわかりいただけたと思います。タイムカードによる管理は簡単ですが、打刻ミスによるマイナスの影響は大きく、集計作業に多大なる工数がかかります。そこで、勤怠管理システムの導入をおすすめします。

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間や残業時間、有給の取得状況などを一元的に管理し、自動で集計までできるシステムです。「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類に分けることができ、それぞれ異なる特徴を持ちます。

＜オンプレミス型＞

オンプレミス型は、サーバの設置からシステム設計までをカスタマイズできるため、必ず連携させなければならない社内システムがある場合に最適です。初期費用は高額になりますが、自社の勤怠ルールに沿った勤怠管理が可能で、セキュリティを自社の水準に合わせることもできます。
一方で、サーバ管理やメンテナンス、障害対応も自社で行う必要があるため、社内にIT人材がいなければ導入は難しいかもしれません。

＜クラウド型＞

クラウド型は、システム会社がつくった既存のシステムをインターネット経由で利用します。初期設定が簡単で、導入コストを抑えることができ、サーバ管理やメンテナンスも不要です。法改正に伴うアップデートは自動で行われるケースが多く、システム会社のサポート体制もあるので、社内にシステム担当者がいなくても手軽に導入できます。運用のしやすさから、現在は中小企業の多くがクラウド型を選んでいる状況です。
しかし、カスタマイズには制限があるため、自社の勤怠管理ルールとの完全な同期が難しいこともあります。

「オンプレミス型」でも「クラウド型」でも、打刻はパソコンやスマートフォン、ICカード、生体認証などの方法で行うことができます。たとえば、直行直帰やテレワークが多い企業の場合はパソコンやスマホで、出社がメインの企業ならICカードや生体認証で、というように、企業に合わせて打刻方法を選ぶことも可能です。

勤怠管理システム導入のメリット

では、勤怠管理システムを導入した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。自社の課題と照らし合わせながらご確認ください。

• メリット①：リアルタイムで勤務状況や労働時間の把握ができる
• ●部署やグループ別で出勤簿の表示が可能
• ●残業など時間外労働の状況がひと目でわかる
• ●時間外労働の上限が見えるので労働時間のコントロールがしやすい

• メリット②：法改正への対応がスムーズになる
• ●クラウド型なら法改正に合わせてシステムが自動でアップデートされる
• ●システムに沿った運用でコンプライアンスが遵守できる

• メリット③：有給休暇や代休などの管理もできる
• ●年次有給休暇をはじめとする休暇の申請から承認、差し戻しまでがシステム上で完結
• ●時間単位での休暇取得も可能
• ●有給の取得状況や休暇残数の確認も画面でできる

• メリット④：打刻はインターネットに接続した端末経由でも、ICカード経由でも可能
• ●パソコンやタブレット、スマートフォンからインターネットを使って打刻ができる
• ●GPS機能で打刻位置の確認も可能
• ●ICカードの打刻は専用の打刻機にかざすだけで完了する
• ●ICカードとスマホなどの端末を併用することもできる

• メリット⑤：打刻漏れを防ぐ機能を搭載
• ●打刻漏れがあれば、エラー表示やアラートでお知らせ
• ●従業員と上長のそれぞれが画面で打刻の有無を確認できる

• メリット⑥：打刻ミスや不正打刻の防止
• ●第三者による不正打刻をなくすことができる
• ●出勤簿の修正もでき、修正箇所もひと目でわかる

• メリット⑦：担当者の負担が軽減される
• ●打刻漏れがなくなるため、従業員への確認作業が不要になる
• ●自動で労働時間が算出されるため、集計する手間を省くことができる
• ●給与システムとの連携で給与計算を自動化
• ●時間外労働など割増賃金を自動で計算できる

勤怠管理システム導入のデメリット

一方で、勤怠システム導入におけるデメリットに該当することもありますので、併せて把握しておきましょう。

• デメリット①：導入後に設定を行う必要がある
• ●自社の就業規則に合わせて、勤務時間やシフトなどを設定しなければならない
• ●場合によっては、就業規則の変更が必要になることもある

• デメリット②：コストがかかる
• ●オンプレミス型の場合は、初期費用のコストが高額になりやすい
• ●クラウド型は、オンプレミス型よりも初期費用や月額の管理コストを抑えられる反面、月々の使用料が発生する

• デメリット③：自社に合う勤怠管理システムを選ばなければならない
• ●自社の就業規則を把握したうえでシステムを選ばなければ、使い勝手が悪くシステムの利用が全社的に定着しない可能性がある

• デメリット④：従業員への周知が必要
• ●システムの操作方法やルールを周知する必要がある
• ●試験運用の期間を設けるなどして、不具合のない打刻ルールや承認フローになっているのかを確認する必要がある

このようにいくつかデメリットもありますが、システム導入により勤怠管理が自動化されることでヒューマンエラーがなくなるメリットは大きいといえるでしょう。働き方の選択肢が広がる時代のニーズにもマッチし、管理者と従業員の双方にとって導入する勤怠管理システムを導入するメリットは大いにあります。勤怠管理の方法で課題を抱えているのであれば、勤怠管理システムの導入をおすすめします。

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