勤怠管理システムの運用で失敗しないために。導入成功に導くためのポイント

勤怠管理システム導入のメリット

働き方改革とそれに伴う法改正によって、企業が従業員の労働時間を客観的に記録し、把握することは法的義務となりました。2024年4月からは、建設業や医師などこれまで時間外労働の上限規制の適用猶予が行われてきた業種に関しても適用が開始されるなど、適切な勤怠管理を行うことができる体制づくりはますます重要になってきています。

それに伴い、従業員の勤怠や労働時間を管理できる「勤怠管理システム」の需要は高まる一方です。勤怠管理システムを導入することで、企業にどういうメリットがあるのか詳しく見ていきましょう。

効率的に勤怠情報を収集できる

勤怠管理システム導入で企業が得られるメリットのひとつは、効率的な勤怠データの収集管理が可能になることによって、人事労務担当者の確認作業の効率化が見込めることです。企業の人事労務担当者にとって、従業員の勤務時間や残業時間の集計に関する業務は煩雑で手間がかかるもので、可能であれば削減したい作業コストとなります。

勤怠管理システムを導入した場合、従業員がパソコンやICカード、社用携帯などを用いて自身でシステムに直接打刻するため、従業員の出退勤時間を客観的かつ効率的に収集・管理することが可能になります。また、システムで打刻時間を記録しているため打刻を後から書き換えるなどの不正防止にも繋がるでしょう。

給与計算など各種の集計に手間がかからない

企業によっては、国内だけでなく国外に支社や事業所を置いているところも珍しくありません。また、フレックスタイム制や変形労働時間制など雇用形態は複雑化する一方です。

こうしたなかで従業員の勤怠管理を効率よく行うには、勤怠データを会社の勤怠ルールに合わせて集計できる仕組みをつくることが大切です。

勤怠管理システムであれば、導入時に勤怠ルールを設定することで、それぞれ集計項目ごとに自動集計することができます。また、給与計算ソフトとデータ連携できるものもあるので、勤怠集計から給与計算までの作業の手間を削減することが可能です。

労働基準法などに関わる法令違反を未然に防止できる

企業が従業員の労働時間の正確な把握を怠った場合、罰則を科せられるおそれがあります。現在は36協定など残業規制の厳格化や、有給休暇が年10日以上付与される場合に年5日以上の取得が義務付けられるなど、法律によって勤怠管理はますます細かい管理が求められています。

しかし、勤怠管理システムを導入すれば、従業員一人ひとりの日々の労働時間をシステム上の出勤表一覧でリアルタイムに把握できるだけでなく、アラート機能を活用することで残業過多を検出したり、有休未取得の従業員への働きかけを行えるようになります。それは、法令違反を未然に防ぐことにも繋がるのです。また、アラート機能の活用は時間外労働に対する従業員の意識を高めるうえでも有効といえるでしょう。

• （参考）：厚生労働省　時間外労働の上限規制解説資料
• （参考）：厚生労働省　働き方改革特設サイト

勤怠管理システムの導入でよくある失敗例

勤怠管理システムを導入することで効率的な勤怠データの収集はもちろん、各種勤怠データの自動集計や一元管理、さらには法令違反を未然に防ぐことが可能になります。

しかし、業務効率化を目的として勤怠管理システムを導入したはずなのに、うまく活用することができなかった例があるのも事実です。よくありがちな失敗例を紹介しますので、自社で導入する際の参考にしてください。

自社の業務体系に必要な機能を見逃していた

一口に勤怠管理システムといっても、すべてのシステムに同じ機能が備わっているわけではありません。自社の規模や勤務体系を踏まえることなくシステムを導入すると、後にさまざまなトラブルが起きてくる可能性があります。たとえば、コストを抑えすぎて必要な機能が足りなかったり、逆にそこまで多くの機能を必要としていないのに多機能すぎて持て余したりするケースです。

もしも機能不足が生じた場合、オプション追加で対応できるならともかく、場合によっては他製品に乗り換える必要が生じてきます。事前に必要な機能の洗い出しを怠ったため、メリットどころかデメリットばかりでコスト増になってしまうこともあり得ます。

担当者・従業員・上長が使いこなせなかった

自社に適した機能を有する勤怠管理システムを導入したにもかかわらず、事前に従業員に操作画面を触ってもらうなど操作性の確認を怠ったために、定着しなかったケースもあります。勤怠管理システムは、従業員全員が使用するシステムです。機能が優れていることと使いやすいことは全く別のことであり、操作が難しいシステムを導入してしまうとかえって業務効率が下がるだけでなく、社内全体のモチベーションに悪影響を及ぼすかもしれません。

たとえば打刻ひとつ取ってみても、従業員の多様化する働き方に対応できる使いやすさが必要です。打刻するのに手順が複雑だったりすると、打刻漏れが発生する可能性が高くなり、確認作業などかえって管理者の負担が増えてしまう可能性があります。

サポートが不十分な製品を選んでしまった

社会変化のスピードが加速している今日、労使関係の基礎となる法律も変化しています。これに対応するため勤怠管理システムを導入したのに、アップデート対応がない製品を選んでしまったために、気づかないうちに法令違反となっていることは珍しくありません。販売元のサポートが充実しているかどうかの検討や確認が不十分で、要望や質問をしてもサポート担当のレスポンスが遅いなどで初期設定が進まないということもあります。システム導入を成功させるためには、初期設定でいかに会社にあったフローを設定できるかが大切です。システム導入で頓挫しないように、細やかなフォローが受けられるかどうかを重視しましょう。

勤怠管理システム導入を成功させるための手順

勤怠管理システムは導入時の初期費用だけでなく、毎月の利用料などのコストがかかります。導入を成功させるには、自社の業務体系に必要な機能とコストのバランスを確認しながらシステムを決めることが大切です。また、運用に関しては他システムとの連携やサポート体制のチェック、従業員への周知徹底などが欠かせません。それぞれの手順で重要となるポイントについて見ていきましょう。

手順①：導入目的を明確にする

正社員だけでなくアルバイトやパートなど異なる雇用形態が多かったり、裁量労働制や直行・直帰等さまざまな勤務形態を採用していたりと、企業にはそれぞれ特徴があります。勤怠管理システムを導入する際にまず大切なことは「システム導入によって自社がどのような目的を達成したいのかを明確にすること」です。たとえば、リモートワークの勤怠管理を効率化したい場合、働く場所を問わずに出退勤時刻や労働時間のデータ管理ができることが最低限必要な要件となります。

導入目的を明確にしたうえで、社内のシステム担当だけでなく各部門の従業員を含めた幅広い事前調査を行い、必要な機能の洗い出しを行いましょう。目的が明確になれば、自然と必要な機能も絞られてきます。その際、会社と従業員のニーズに沿った機能があるかどうか、システム提供会社に問い合わせすることをおすすめします。

手順②：企業規模や勤務形態に合わせてシステムを検討

勤怠管理システムは、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2つのタイプがあります。クラウド型はインターネットを介し、システム提供会社によってあらかじめ用意されたシステムにアクセスしてサービス提供を受けるタイプで、月々の利用料を支払うことで利用することができます。自社でシステム管理を行う必要がないために初期費用が抑えられたり、既存システムを利用する形になるので初期設定の手間なども抑えられます。まずはシステム化したい、試しに導入してみたいといった場合などでも手頃でよいでしょう。一方、オンプレミス型は社内にサーバーを置いてシステム管理を行う形式で、カスタマイズ性やセキュリティの高さから長期的な運用に向いているといえます。会社ごとにどのような機能が必要であるか洗い出したうえで必要なシステムを設計するため、細やかな要望に応えることができます。

一般的には、幅広い規模の企業に向いているのがクラウド型、1,000人以上の規模の企業に向いているのがオンプレミス型と考えられています。最近はコストパフォーマンスに勝るクラウド型が主流になっていますが、どちらが自社に適しているかは画一的に決められるものではありません。1,000人以上の規模の企業でも、クラウド型システムが適用できることもあります。大事なことは、社内で明確化した目的を達成するためのシステムを導入することです。そのために必要な機能をよく把握してから選ぶようにしましょう。

手順③：サポート体制の確認

勤怠管理システムに限らず、事前に調査したつもりであっても、いざ導入してみると設定のやり方や操作方法でわからないことが出てきたりします。また、大企業なら適切な人材をシステム担当者に配置できますが、中小規模企業だとそれがままならない場合もあるでしょう。システムの初期設定がうまくいかずに失敗するケースを防ぐため、サポート体制を重視して選ぶことが重要です。

一口にサポート体制といっても、システム会社によって対応のしかたはいろいろです。勤怠管理システムの導入実績が多く、サポート体制の評価がよい会社の製品から選ぶのが無難な方法です。ただし、手厚いサポートをうたっているシステム会社でも、回答はメールでの対応に限られる場合や、実は有料だったりするなどさまざまなケースがあります。導入前に質問に対するレスポンスのスピード、法改正後のアップデートの有無、サポートの範囲などを具体的に確認しておきましょう。

手順④：試用期間を設けて運用の問題点を洗い出し

勤怠管理システムは、基本的に社員が使用するもの。そのため、全社への展開を急ぎすぎてしまうと使いこなせずに、打刻習慣が定着しないケースも出てきます。初期設定後すぐに運用を開始するのではなく、一定の試用期間を設け、自社内で打刻習慣を定着させるために必要な運用方法になっているかどうかを確認しましょう。

手順⑤：運用方針をもとに従業員へ展開

勤怠管理システムは一部の担当者が扱うものではなく、全従業員が日々利用するところに特徴があります。運用の手順が固まり次第、速やかに全社に機能と使い方を説明会や説明書の配布などで周知徹底し、不明点が残らないようにしましょう。全従業員がスムーズに打刻や申請機能を使えるかどうかの確認作業も大切です。

まとめ

勤怠管理システムの導入は、一部の管理者だけでなく全従業員に影響を与えます。勤怠管理システムには各社それぞれ、さまざまな特色があり、自社に適したシステム選びが何よりも重要です。失敗を防ぐには、現場からの事前調査に基づく必要な機能の洗い出しや、他システムとの連携、サポートの有無、使いやすさなど、幅広いポイントに目を配らなければなりません。

株式会社ラクスが提供しているクラウド型勤怠管理システム「楽楽勤怠」では、雇用形態に合わせた設定はもちろん、承認権限の設定やオリジナル休暇など、ご希望の運用に合わせた柔軟な設定が可能です。また、システム導入の経験がなかったり、苦手意識があったりする担当者の方でも、サポート専任者がそれぞれ会社の状況に沿った運用を行うため、安心して導入いただけます。システム導入のポイントとして挙げたように、まずは自社でどのようなシステムがマッチしているのか要件を整理することが大切です。まずはシステム画面を確認してみたい、どのような機能があるのかを知りたいという方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。