勤怠管理のクラウド型システムとは？ メリットや導入におすすめの企業タイプをご紹介

クラウド型勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、企業が従業員の出退勤や勤務状況を管理するシステムのこと。日本において代表的なのは、多くの企業で導入されているタイムカードですが、最近ではインターネットをはじめとする情報技術の発展に伴って働き方が多様化していることもあり、タイムカードによる従業員の勤怠管理が難しくなっています。さらに、働き方改革によって企業が従業員の勤怠状況を把握することが義務付けられるなど、労務管理担当者はコンプライアンスへの対応も求められています。

こうした中、効率的に従業員の勤怠状況の把握や集計を行うことができる勤怠管理システム導入を検討する企業が増えています。特に、自社でサーバー設置からシステム設計までを行うオンプレミス型より、サービスを提供する会社が開発した既存のシステムを手軽に利用できるクラウド型が人気です。初めて勤怠管理システムを導入する場合は、まずクラウド型を検討する方がベターといえるでしょう。

勤怠管理システムの機能紹介

勤怠管理システムは、従業員の出退勤の打刻漏れ防止や残業時間の法令遵守はもちろん、有給申請などの申請処理をパソコンやスマートフォンを用いて外出先から行うことができるなど、さまざまな機能を搭載しているのが特徴です。細部はサービスを展開している会社によって異なりますが、一般的に各企業で導入されているクラウド型勤怠管理システムの主な機能について見ていきましょう。

主な機能

＜出退勤状況の把握＞

上長・管理者はシステムを用いることで、従業員が出退勤時に行った打刻をリアルタイムに把握できるようになります。GPSなどによる位置情報取得機能も搭載されているため、外出時や出張時でも把握可能です。部門・部署ごとに従業員の出勤簿を一覧で確認することができ、打刻漏れがあった際にはアラート表示されるだけでなく、修正作業もシステム内で行えるので、効率の良い出退勤管理が図れます。

＜勤務時間集計＞

企業の業態によっては、通常勤務から時短勤務、在宅ワークやフレックスタイム制など多種多様な勤務形態を採用している場合があります。多くのシステムでは、従業員ごとに勤務時間などの個別設定を行うことができるため、それぞれの働き方に合わせた柔軟な対応やスムーズな勤務時間集計が可能です。

＜有給申請・時間外労働の管理＞

従来有給取得を申請する場合、従業員が来社する必要がありましたが、有給休暇の申請はもちろん、上長・管理者の承認から残数確認まですべてシステム内でリアルタイムに行うことができます。従業員の残業時間についても同様で、部門や役職、従業員ごとに36協定の締結内容に応じたオリジナルアラートを設定できるため、時間外労働の超過など働き方改革関連法違反を未然に防げることも特徴です。

＜その他の機能＞

プロジェクトごとの工数管理、給与計算システムとの連携、メール通知機能、従業員のシフト表示などをシステム内で解決できることで、効率の良い労務管理を行うことができます。

勤怠管理システムのメリット・デメリット

勤怠管理システムを導入することにより、企業にとっては労務管理担当者に過重な負担がかかりがちな業務の効率化が期待できます。しかし、どれだけ優れたシステムでも、必ずメリット・デメリットがあり、勤怠管理システムも例外ではありません。基本的な勤怠管理システムの5つのメリット、2つのデメリットについて解説しますので、導入する際の参考にしてみてください。

メリット

＜メリット1＞労働時間の集計を効率的に行える

勤怠管理システムの特徴は、従業員がタイムカードや手書きで勤怠実績を記録するのではなく、ICカードやインターネットを用いてシステムに打刻し、勤怠実績を記録する点にあります。そのため、タイムカードなどと比較して労働時間の集計・計算作業が大幅に効率化できることがメリットといえるでしょう。

＜メリット2＞従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握できる

管理する従業員が多ければ多いほど、手作業の勤怠管理では作業量が増えてしまい、労務管理担当者の負担は大きくなります。しかし、勤怠管理システムを導入すれば、従業員一人ひとりの勤怠状況をリアルタイムで把握することが可能です。また、手作業で残業時間を計算しなくても、自社ルールの時間外労働を超えることを未然に防ぐアラート設定をシステム上で行うことで、労務管理の負担を大幅に減らせるでしょう。

＜メリット3＞打刻漏れや不正防止ができる

手作業による勤怠管理の場合、打刻漏れや不正打刻を完全に防ぐのは難しいですが、勤怠管理システムは個人の勤怠管理アカウントを通じてデータ処理を行っているため、正確に個人の勤怠実績を管理できます。また、仮に打刻漏れが起きたとしても、従業員側がシステム上のアラート内容に沿って修正を行うだけなので、余計な手間がかかりません。

＜メリット4＞在宅ワークや出張時でも正確な勤怠管理が可能

各地に支社のある企業や出張する機会の多い企業、あるいは在宅ワークなどを取り入れている企業では、出退勤の打刻や各種申請作業に時間をとられるケースがあります。GPS機能などを活用できるシステムを導入すれば、出張や在宅時でも打刻と同時に位置情報が確認できるため、正確な勤怠管理が可能です。また、有給申請などの処理もシステム上で行えるので申請のみを目的とした出社も不要となり、作業がスピーディーかつ簡素化できることがメリットです。

＜メリット5＞法令の変更などにスムーズに対応できる

政府主導の働き方改革が浸透する中、勤怠管理に関する法令は目まぐるしく変化しているのが現状です。これらの対応を労務管理担当者任せにするのは過度な負担を強いるだけでなく、法改正への対応が遅れてしまった場合は企業自体の社会的な信頼を失いかねません。勤怠管理システムは現行法基準に合わせて設計されているだけでなく、変化する法令に対応して自動的にシステム変更を行ってくれるものも多く展開されています。法対応業務の軽減はもちろん、コンプライアンス遵守が徹底されることは、企業にとって大きなメリットです。

デメリット

勤怠管理システムの導入にはメリットのみならず、注意点すべき点もあり、「運用前の設定」と「運用コスト」については事前に把握しておく必要があります。

＜デメリット1＞自社の勤怠ルールに合わせた導入前のシステム設定が必要

システムを導入したからといってそのまま使用できるわけではなく、自社の勤怠ルールに則り必要な項目を設定しておく必要があります。IT知識に精通している人材が必ずしもいるとは限りません。その際、担当者への詳細な説明はもちろん、従業員へのレクチャーなどさまざまなサポートが手厚いシステム会社を選ぶことが大切です。

＜デメリット2＞運用にコストがかかる

「運用コスト」も念頭に置いておく必要があります。既存システムを利用するクラウド型の勤怠管理システムは、自社でカスタマイズを行うオンプレミス型に比べて初期費用を抑えることが可能です。しかし、初期費用および月々の使用料は発生しますし、自社に合うシステムかどうかを十分吟味しないで導入すると、システムの運用に失敗するだけでなく、余分なコストの発生にも繋がりかねません。十分に注意しましょう。

勤怠管理システムの導入がおすすめな企業タイプ

働き方改革関連の法改正が進む中、企業には従業員の勤怠管理をより正確に行うことが求められています。法令違反を犯した場合は企業に罰則を科せられる可能性があるため、悩みを抱えている労務管理担当者も少なくないでしょう。ここでは、企業が解決するべき具体的な課題と勤怠管理システム導入の関連性について解説していきます。自社に当てはまるタイプがひとつでもあるならば、勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

勤怠管理を効率的に行いたい

勤怠管理の方法には、タイムカードや手書きの出勤簿、それを用いたエクセル管理などさまざまなものがありますが、手作業での勤怠管理はどうしても時間と手間がかかってしまいます。従業員の正確な労働時間の把握はもちろん、修正やその対応をスムーズに行うには、システム内ですべての作業を完結することができる勤怠管理システムの導入がおすすめです。

法改正に対応したい

長時間労働が原因の精神疾患や過労死は社会問題となっており、その対策として近年多くの法改正が行われています。企業および労務管理担当者は法に準拠した勤怠管理が必須ですが、自社の勤怠ルールが適しているかどうかを手作業でその都度確認するのはかなり困難です。勤怠管理システムを導入すれば、サービスの提供を行う会社側で法改正のたびにバージョンアップしているケースがほとんどであるため、安心して業務を行うことができるでしょう。

雇用形態や勤務形態が多岐にわたる

柔軟な働き方ができる環境づくりが推奨される中、正規・非正規雇用などさまざまな雇用形態を導入する企業が増えています。また、在宅ワークや時短勤務など異なる勤務形態の従業員も増加中です。こうした場合、所定労働時間はもちろん、残業時間などの計算方法も異なるため、手作業による集計ではミスが起こる可能性が高まります。労働時間の正確な集計を行うには、従業員ごとに条件を設定して自動計算が可能な勤怠管理システムの導入がおすすめです。

従業員が30名以上、もしくは今後の増加が見込まれる

働き方の多様化に伴い、人材確保の観点でもこれまで以上に従業員ごとの多様な事情に配慮しながら雇用する必要が出てくるでしょう。とりわけ扶養控除内で働く従業員の場合、各自の希望に基づくより細やかな労務管理が必要となり、中小企業でも手作業での勤怠管理は煩雑化の一途です。

従業員を30名以上抱えているなど比較的大人数を雇用している事業所が正確かつ効率的な勤怠管理を行っていくためには、勤怠管理システム導入による自動化を検討する必要があるのではないでしょうか。

複数の拠点がある、在宅ワークを行っている

企業の業態によっては、複数の拠点があったり従業員が在宅ワークを行っていたりする場合が少なくありません。月々の労働時間集計などを手作業で行うには、担当者に過重な負担がかかってしまうため、早急に改善することが求められます。

勤務地や時間帯に関係なく、従業員がICカード等を用いて打刻することができ、上長・管理者がリアルタイムで管理可能なシステムに移行することが、効率的な改善策といえるでしょう。

勤怠管理システムの選定ポイント

ひとくちに勤怠管理システムといっても、さまざまなタイプがあります。労務管理担当者は、多くのシステム会社のサービスを比較検討するにあたり、あらかじめ選定ポイントを決定しておくことが大切です。企業の規模や業態によって細部は異なりますが、基本的な選定ポイントを見ていきましょう。

自社の課題に沿った機能が搭載されているか

従業員の勤怠管理に関するルールは、企業ごとに異なります。給与制度や業務内容、雇用形態や勤務形態、支店支社の有無など、その内容は多岐にわたります。勤怠管理業務の効率化を図ることがシステム導入の目的である場合、自社の勤怠ルールに対応できる機能が搭載されているかどうかの確認が欠かせません。また、システム導入の機会に勤怠ルール変更を視野に入れているのなら尚更です。適切な労務管理を行うために、リサーチに時間を割くことをおすすめします。

【ポイント】システム連携機能で給与計算システムと連携！

勤怠管理システムの特徴のひとつに、出退勤時間の把握および集計に特化していることがあげられます。給与計算システムとデータを連携できる機能があれば、ほぼ自動で給与計算を完了することが可能です。システムのメリットを最大限生かすためには、勤怠管理システムと給与計算システムが連携できるサービス導入を検討してみましょう。

セキュリティの充実度

最近、悪意を持った第三者による不正アクセスの被害が、企業の規模を問わず頻繁に起こっています。勤怠管理システムは、従業員の個人情報を扱うシステムです。情報漏洩は社会的信用を失ってしまうため、セキュリティ対策がしっかりしているシステムを選ばなければなりません。

また、不正アクセスによるデータ改ざんやデータ破損を防ぐことも重要です。ウイルスやマルウェアに感染すると、最悪の場合はシステム自体だけでなく、業務自体が停止してしまいます。その際、手作業による勤怠管理が続くことになり、手間暇やコストがかかるだけでなく、従業員からも信用を失う危険性が高いです。

こうしたマイナス要素をなくすためにも、システム内にウイルスやマルウェアが侵入できないよう、セキュリティ対策が充実しているシステムを選定しましょう。

サポート対応の範囲

導入した勤怠管理システムを効率的に運用するには、ITに精通した社員が担当するのが一番ですが、適任者がいないという企業もあるかもしれません。そのような場合でも、スムーズに運用が開始できるよう、システムの初期設定から従業員へのレクチャー、導入後の運用やセキュリティ対策まで、幅広くサポートしてくれるシステム会社を選ぶことが大切です。

また、ひとくちにサポート体制といっても、大きく分けて専任者が1名以上担当する専任サポート制と、何名かのチームで担当するチームサポート制の2種類があります。さらには、サポート体制が有料になっているケースや、来訪するのではなくメールや電話回答のみなど、サービスを提供するシステム会社の対応はさまざまです。自社が求めるサポート対応範囲の洗い出しはもちろん、取引するシステム会社のレスポンスの速さや費用の有無などについて、事前に確認しておきましょう。

クラウド型勤怠管理システム「楽楽勤怠」

本記事では、クラウド型勤怠管理システムの特徴やメリット・デメリット、導入に適した企業タイプ、選定ポイントについて解説しました。クラウド型勤怠管理システムは、多様化する働き方や法改正に対応し、企業の労務管理を大幅に効率化するツールとして非常に有用です。

株式会社ラクスが提供するクラウド型勤怠管理システム「楽楽勤怠」は、出退勤データの一元管理を実現し、給与計算システムとの連携も可能です。これにより、出退勤の打刻や勤務時間の集計、有給申請などをスムーズに行うことができます。さらに、WEBブラウザやスマートフォンを用いた柔軟な打刻方法も提供しているため、在宅ワークや出張が多い企業にも最適です。

「楽楽勤怠」は、ITに不慣れな方でも安心して利用できるよう、専任のサポート担当が導入から運用までを丁寧にサポートいたします。勤怠管理システムの導入を検討している方は、ぜひ一度「楽楽勤怠」をご検討ください。詳細なシステム画面や具体的な運用方法についてのご相談も承っておりますので、お気軽にお問い合わせください。