自社に最適な勤怠管理システムの選び方を解説！

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、従業員（労働者）の勤務状況を企業（雇用主）が一元的に管理できるシステムです。従業員はいつでもパソコンやスマートフォン、タブレットやICカードなどを通じて出退勤の打刻ができ、企業はそのデータを迅速かつ正確に管理できるというものです。勤怠管理システムの具体的なメリットとしては、「労働時間をリアルタイムに把握・集計できる」「集計ミスを防止できる」「在宅など多様な働き方に対応できる」「残業や休暇を正確に把握できる」「法改正に柔軟に対応できる」などが挙げられます。

近年は在宅ワークの増加など勤務形態が多様化しており、旧来のタイムカード方式による勤怠管理では対応が難しくなっています。また、国が主導する「働き方改革」が進み、企業は法律の上でも従業員の勤怠管理に細かな対応が求められるようになってきました。

このように正しい勤怠データの把握と業務の効率化、さらにさまざまなニーズへの柔軟な対応も可能になることから、勤怠管理システムに対する注目度が高まっています。

勤怠管理システムを導入するメリット

労働時間をリアルタイムに集計できる

従業員の勤務状況をリアルタイムに確認・把握できるという点は、勤怠管理システムの大きな特長のひとつです。

従来のタイムカードによる勤怠管理では、従業員一人ひとりの勤怠状況をリアルタイムに把握するのは困難であり、給与計算の締め日にはタイムカードを回収しなければならず、管理担当者はその後の集計にも過度な負担がかかります。特に、多くの従業員を抱える企業では、このような作業は膨大な量となってしまいます。

しかし、勤怠管理システムを導入することで、締め日を待たなくても各従業員の出退勤時刻を確認でき、残業や休日出勤も随時把握することができるようになります。自動的かつ迅速な集計が可能になるため、担当者の作業を大幅に削減することができます。

打刻ミスや打刻漏れが防げる

勤怠管理システムでは、前項のようなリアルタイムでの勤務時間の表示やアラート機能によって、打刻ミスや打刻漏れを防ぐことができます。

これまで主流だったタイムカード方式では、従業員の打刻ミス・打刻漏れなどのトラブルや、不正打刻のリスクがあり、管理担当者の作業においても、出退勤時刻の転記ミスや計算ミスが発生することがよくありました。

しかし、勤怠管理システムでは打刻漏れやミスがある場合、アラートで警告してくれるので、すぐにミスに気付くことができます。また、担当者はボタンひとつで集計作業ができるため、手作業で起こりがちなミスを防ぐことができます。

在宅ワークなど、社外での打刻が可能。多様な働き方に対応できる

勤怠管理システムでは、社外にいる従業員でも出退勤の打刻が可能になります。在宅ワークや出張など勤務形態がさまざまでも、各従業員はいつでもどこからでも申請でき、企業の管理者は申請情報をリアルタイムに把握してスムーズな勤怠管理が可能です。

また、労働時間や就業地だけでなく、正社員・パートタイマー・アルバイト・契約社員・派遣社員など、労働者の雇用条件が多岐にわたっている企業も少なくありません。当然、勤務している時間・給与・休日の取り方もバラバラになるため、勤怠管理の複雑化は避けられません。勤怠管理システムは、このような多様な働き方に対しても柔軟かつ正確な管理を実現することができます。

残業管理、休暇管理ができる

勤怠管理システムでは残業や休暇の管理も行うことができるため、長時間労働や休暇管理に関するさまざまな法律の遵守にも大きく貢献します。

労働基準法第36条「36（サブロク）協定」で定められている時間外労働の上限や、同39条「年次有給休暇の年5日取得義務」など、勤怠管理にまつわる法律に基づいたシステム設計を行っているため、システムを利用するだけで適切な管理体制を構築することができます。たとえば、時間外労働の上限が近づいている従業員を自動で検知して通知するといった機能が挙げられます。

• （参考）：36協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針｜厚生労働省
• （参考）：年5日の年次有給休暇の確実な取得｜厚生労働省

法改正に柔軟に対応できる

近年の働き方改革によって労働関連法規の見直しが行われています。たとえば「労働基準法」「労働安全衛生法」「労働時間等設定改善法」「パートタイム・有期雇用労働法」など、さまざまな法改正が実施され、企業はそのたびに改正に沿った勤怠管理の体制づくりを求められてきました。

その点において、勤怠管理システムは基本的に各種法律に基づいて作られているので、システム導入をするだけで法対応した勤怠管理体制を構築することができます。さらに法改正された場合、システム会社のほうで自動的に法律に沿ったアップデート対応をしているが多いので、安心して利用し続けることができます。

勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムには、多くの便利な機能が搭載されています。以下に、基本的な機能を紹介します。

1. 出退勤の打刻

勤怠管理システムの基本機能は、従業員の出退勤時間を正確に記録することです。スマートフォン、ICカード、指紋認証など、さまざまな方法で打刻が可能です。例えば、スマートフォンによるGPS打刻やICカードリーダーを利用することで、正確な出退勤時間を記録できます。

2. 勤怠データの集計・分析

システムは、労働時間や残業時間、休暇時間などの勤怠データを自動で集計し、可視化します。これにより、過労の防止や労働パターンの把握が容易になり、業務効率の向上に役立ちます。

3. アラート機能

打刻ミスやエラーを防ぐためのアラート機能も備えています。未打刻や打刻漏れ、不正打刻が発生すると警告が表示されるため、エラーを早期に発見し、修正することができます。

4. 申請・承認機能

従業員からの残業や休暇の申請をシステムで管理し、管理者が承認するプロセスも自動化されています。有給休暇や残業の申請がスムーズに行えるため、業務効率が向上します。

5. 多様な勤務形態の対応

現代の多様な働き方に対応するため、在宅勤務、フレックスタイム、時短勤務など、さまざまな勤務形態に柔軟に対応できる機能も備えています。

6. シフト管理

勤怠管理システムには、シフトの作成と管理機能もあります。シフトの作成、配布、調整がシステム上で行えるため、効率的なシフト運用が可能です。

7. 工数管理

社内のプロジェクトやタスクごとの稼働時間を管理する「工数管理」機能もあります。プロジェクト別やタスク別の時間記録ができるため、プロジェクト管理やコスト管理に役立ちます。

8. モバイル対応

スマートフォンやタブレットでも利用できるようにスマートフォン用のブラウザに対応していたり、モバイルアプリが提供されています。これにより、いつでもどこでも出退勤管理を行うことが可能です。

自社に合った最適なシステムを選ぶための6つのポイント

【ポイント①】自社のルールや業務に必要な機能を満たしているか

勤怠管理システムの主要な機能としては、次のようなものが挙げられます。勤怠管理における自社の課題を解決するために、どのような機能が必要なのかを検討してみましょう。

1.勤怠管理そのものに対する機能

ICカードやスマートフォン、パソコンなど多彩な打刻方法に対応できるか、在宅ワークやフレックスなどさまざまな勤務形態に対応できるか、また打刻データのリアルタイムな確認、集計が容易に行えるかを確認しましょう。

2.労務リスクの見える化

たとえば、労務リスクアラート機能で打刻ミスや残業時間オーバーに対する警告をしてくれるか、36協定チェックや有給5日取得、働き方改革に関わる最新の法改正に対応しているかを確認しましょう。

3.自社に応じた機能の選択、カスタマイズ

オプションによって工数管理、給与明細出力、IPアドレス制限、Slack連携、ダッシュボード機能など、自社に必要な機能を選択し、システムをカスタマイズできるかを検討しましょう。

【ポイント②】クラウド型かオンプレミス型か

勤怠管理システムには、「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。クラウド型はインターネット環境下で提供会社の既存のシステムを活用するもので、比較的導入しやすいといえますが、月々の使用料がかかります。オンプレミス型は自社に合わせた独自のシステムを構築できるというメリットがありますが、導入時の初期費用はクラウド型より高額になります。また、スタート時にしっかりとシステムを設計しなくてはならず、導入までに時間がかかります。

【ポイント③】給与計算などほかのシステムと連携できるか

勤怠管理システムのメリットを最大限に活用し、円滑に運用するためには、他のシステムとの連携を行えるかは重要なポイントとなります。たとえば、勤怠データが給与計算システムに自動的に連携されることで、給与計算の効率化が大幅に図れます。また、明細書の発行においても同様のことが言えます。

利用する勤怠管理システムが給与計算をはじめとする他のシステムと連携できるかどうかは、事前にしっかり確認しておきましょう。

【ポイント④】全従業員が操作しやすいか

勤怠管理システムは全従業員が利用するものであるため、操作のしやすさは重要なポイントです。ITに不慣れな従業員を含め、タイムカードなど従来の方法と比べて扱いやすいかどうかは、システム導入時に求められる要件のひとつです。 導入にあたっては、商談時にデモ画面を通じて操作を実演してもらうなどして、使いやすさを確認と良いでしょう。

【ポイント⑤】サポート体制が充実しているか

勤怠管理システムの初期設定は複雑で手順も多いため、導入担当者がシステムに不慣れな場合、運用が軌道に乗るまでに時間や労力を要します。したがって導入を円滑に進めるためには、システム提供会社のサポート体制が充実しているかどうかもチェックすべきポイントといえるでしょう。

サポートの方法は、メールのやりとりのみのパターンから、電話やオンライン会議などで具体的にアドバイスしてくれるパターンまでさまざまです。どのようなサポートが受けられるのか、対応方法やサポートの範囲などをあらかじめ確認しておくことが必要です。

【ポイント⑥】セキュリティ対策が講じられているか

勤怠管理システムは基本的にインターネット環境下での運用となるため、セキュリティ対策が徹底されているかどうかも重要なポイントとなります。ネット上での情報漏洩や個人情報流出などが防げるようしっかり検知できるかどうかを確認しておきましょう。また、セキュリティについては常に最新の状態にアップデートが可能かどうか、もしものときの修復やサポート体制が整っているかなどもチェックしておきましょう。

自社、そして従業員一人ひとりを守るためには、システムそのものに強固なセキュリティ対策が講じられていることが不可欠です。

失敗しないシステム導入の流れ

導入する勤怠管理システムを選定する

勤怠管理システムの導入を進める場合は、まず自社が「システム導入によって何を実現したいのか」という目的を定めたうえで必要な機能を洗い出しましょう。漠然とした状態のままシステムを選んで運用を開始してしまうと、システムのメリットを十分に活用できなかったり、かえって従業員や管理担当者の負担が増えてしまったりということも起きかねません。システム各社に対して「求めている機能が装備されているか」「自社のフローに合った設定が可能か」などをしっかり確認するとよいでしょう。

システム導入の設定を行う

システムの選定後は自社の運用フローにあわせて初期設定を行っていきます。この初期設定に問題がなければ、その後の運用も円滑に行えることでしょう。初期設定をスムーズに行うためには、人事とシステムに関する両方の知識を備え、システム導入の経験を持っている人材が社内にいるに越したことはありません。

ただITに詳しい人材に乏しい、あるいは社内に経験者がいないというケースもあります。そのような場合は、システム提供会社による導入サポートを活用することもできます。サポート体制の有無や範囲などを事前に確認し、サービスを積極的に利用することも視野に入れておきましょう。

従業員にシステム導入を事前周知、展開する

システムの導入設定が完了したら、全従業員に運用開始の周知を行い、順次社内に展開していくという流れになります。

勤怠管理システムは、雇用主も従業員も社内のすべての人が使用するものです。従来の勤怠管理からの円滑な移行ができること、システム導入前よりも利便性や業務効率が向上することが望まれます。

全従業員が適切にシステムを利用するためには、細やかなフォローが必要になってきます。ITに不慣れ・不得意という従業員でもストレスなく使うことができるよう、社内での説明会や指導の機会を設けるとよいでしょう。

クラウド型勤怠管理システム「楽楽勤怠」で業務効率化

このコラムでは、最適な勤怠管理システムの選び方と導入のポイントについて解説しました。勤怠管理システムの導入は、従業員の出退勤の打刻や勤怠データの管理を自動化し、労働時間のリアルタイム集計や打刻ミスの防止など、多くのメリットがあります。また、法改正への対応や多様な勤務形態にも対応可能です。

株式会社ラクスが提供しているクラウド型の勤怠管理システム「楽楽勤怠」は、出退勤・残業・休暇などの勤怠データを一元管理でき、さまざまな機能を搭載していることが特長です。従業員はスマートフォンやパソコンを通じてどこからでも出退勤時刻を申請でき、在宅ワークや遠隔地などの勤務形態、正社員・アルバイト・派遣社員といった雇用形態にもそれぞれ対応することがでいます。

システム導入時には徹底したサポート体制を敷いており、専任サポートが初期設定の説明や具体的な運用方法のご提案をいたします。ご検討の際は、どうぞお気軽にお問い合わせください。