勤怠管理の課題解決に貢献する勤怠管理システムの機能とは？

勤怠管理の課題解決に資する勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤状況を管理するためのシステムです。残業を含めた労働時間管理の自動集計や、従業員の休暇取得状況などの記録・管理など、ほかにもさまざまな機能が備えられています。勤怠管理システムの導入を検討する場合は、まずはその種類や機能など基本的な事柄を踏まえておく必要があります。

勤怠管理システムの種類

勤怠管理システムには、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。なかでもトータル的なコストが比較的安価で、インターネット環境さえあれば導入しやすい「クラウド型」が人気となっています。

一方、「クラウド型」に比べてコストはかかりますが、専用のサーバーを設置することで自社に合ったカスタマイズを行いやすく、セキュリティ面で優れている「オンプレミス型」を選択する企業もあります。

勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理システムは、単なる労働時間の管理にとどまらず、多種多彩な機能を有しています。以下、主な機能について紹介します。

多様な打刻方法

出社する従業員にとっては、ICカードや社用スマートフォン、ブラウザ、あるいは生体認証など多様な打刻方法を利用できることが魅力です。また、スマートフォンやタブレットなどインターネットに接続できる端末を利用すれば、出張中であったり、テレワークで出社しない従業員も出退勤の打刻が可能です。状況に応じてさまざま打刻方法を選べるのは、勤怠管理システムの便利な機能のひとつです。

システム内での申請・承認作業

勤怠管理システムは、単に従業員の出退勤時刻の記録や労働時間の自動計算を行うだけではありません。出張届けや休暇届けなどの申請・承認作業をシステム上で行うことができるのも勤怠管理システムの強みです。従業員にとっては、書類を提出するためだけに出社する手間が省け、管理者にとっては承認のハンコを押すためだけに出社するようなことが不要になるため、大幅な業務効率化に結び付きます。また、このような時間の無駄が省けることによる労働生産性の向上も期待できるでしょう。

勤怠データのリアルタイム表示

勤怠管理システムの内部では、打刻した瞬間に従業員の労働時間を記録していきます。それにより各従業員の残業状況などはリアルタイムに把握できるため、過重労働を未然に防ぐことが可能となります。また、集積した勤怠データを分析し活用することで、人員配置なども適切に行うことができるでしょう。

アラート機能

労働基準法によって時間外労働に対する規制が厳しくなっている今日、残業超過で法令違反を犯してしまうようなことがあれば企業イメージを損ないかねません。労務担当者にとって、法令遵守は注意を怠ってはならない課題です。そこで重宝するのが、勤怠管理システムが備えているアラート機能です。個別設定を行っておけば、就業規則や36協定で規定している労働時間を超過した場合、従業員・管理者それぞれにアラートを表示し、注意喚起することができます。また、出退勤時の打刻漏れなどについてもアラート機能を活用することができます。

法改正に自動で対応

働き方改革による度重なる法改正に対し、手作業による従来型の勤怠管理では迅速に対応することがかなり困難になってきました。

一方、多くの勤怠管理システムには法改正に合わせてシステムを自動的にアップデートする機能が搭載されているため、労務担当者は安心して本来の業務に専念することができます。コスト削減や業務効率化はもちろん、コンプライアンス遵守による企業イメージの向上に繋げることもできるでしょう。

他システムとの連携

勤怠管理システムには、ほかのシステムと連携できる機能を有しているものも多くあります。たとえば、それまで自社で使用していた給与計算システムと連携させることができると、勤怠管理システム内にある労働時間のデータを元に給与計算を自動化できるため、担当者にとってはかなりの負担減となるでしょう。

勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入することで得られるメリットは、担当者が思っている以上に多岐にわたります。その代表的なメリットについて、ひとつずつ確認していきましょう。

<メリット①>多様な勤務・雇用形態に対応できる

従業員の働き方が多様化している昨今、テレワークや在宅勤務などの就業形態、正社員だけでなくアルバイト・パートなどの雇用形態への柔軟な対応は、企業の労務担当者にとって大きな課題のひとつです。

勤怠管理システムの打刻方法は、ICカードや社用スマートフォン、あるいはパソコンやタブレットからも行えるなど幅広い手段があります。そのため、多種多様な雇用形態の出退勤管理に対応することができます。

<メリット②>出退勤管理を正確かつ容易に行える

勤怠管理システムは、従業員の出退勤を自動管理できるので、打刻漏れや労働時間の集計ミスを防ぐことができます。なおかつ、勤怠状況および労働時間をリアルタイムに確認できるため、残業管理などもスムーズです。出退勤管理が正確かつ容易なことは、従業員数が多ければ多い企業ほど享受しやすいメリットといえるでしょう。

<メリット③>働き方改革関連法など法令遵守に役立てられる

働き方改革関連法の施行により、時間外労働の上限が原則「月45時間・年360時間」と罰則付きで規定されました。ほかにも年5日の年次有給休暇の取得が義務付けられるなど、従業員の健康を守るために必要な労働環境の整備が企業に求められています。

しかし、手作業による勤怠管理では、これらの法令違反を未然に防ぐことが難しいばかりか担当者に過重な負担がかかってしまい、場合によっては心身ともに健康を害しかねません。その点で、勤怠管理システムを導入して個別にアラート機能を設定しておけば、残業時間や年次有給取得に関するコンプライアンス遵守に役立てられます。

• （参考）：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説｜厚生労働省
• （参考）：年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説｜厚生労働省

<メリット④>給与計算業務が効率化する

勤怠管理システムには、CSV形式の出力に対応している製品も数多くあります。CSVは多くの給与計算ソフトが読み込めるデータ形式で、この出力機能を自社の給与計算システムと連携させることで、給与計算業務の大幅な簡略化が望めます。

また、API連携が可能なシステムもあります。APIとは外部のシステムやプログラム同士のデータを連携させ、機能を拡張する仕組みのことをいいます。勤怠管理システムと自社の既存システムとの連携が可能になれば、給与計算をはじめ、さまざまな業務の効率化に繋がるでしょう。

<メリット⑤>各種の申請・承認がスムーズに行える

紙の書類で休暇申請や承認を行っている場合、従業員は書類提出のために出社しなければなりません。また、管理者はハンコを押すためだけに出社を余儀なくされます。出退勤時刻の打刻修正や残業申請に関しても同様で、従業員の数が多ければ多いほどその処理に関わるコストは膨大なものとなり、人為的なミスを防ぐのが難しくなってきます。勤怠管理システムでは、こうした作業をシステム上で一元化することで業務効率化やコスト削減に繋げられます。

<メリット⑥>工数管理機能があるシステムも

勤怠管理システムによっては、工数管理機能が搭載されているタイプもあります。通常の業務だけでなく、プロジェクトごとの業務に要した時間も記録できるので、その日ごとの労働時間とプロジェクトに配分された時間差チェックが可能です。また、集積されたデータを分析して、部門ごとの人員配置の見直しなどが行えることも大きなメリットといえます。

<メリット⑦>シフト管理が可能なシステムも

勤務形態や雇用形態が多様化するなか、それに即したシフト作成・管理は担当者にとって労力のかかる業務のひとつです。シフト管理機能を搭載した勤怠管理システムを導入することで、従業員の労働時間の調整や管理計画から勤務実績の管理までをシステム上でスムーズに遂行することができます。

勤怠管理システム導入のデメリット

勤怠管理システムの導入には多くのメリットがありますが、場合によってはデメリットが発生するケースも否定できません。勤怠管理システム導入をスムーズに実現するためにも、予想されるデメリットを事前に確認しておくことが必要です。

<デメリット①>導入に手間とコストがかかる

現在、各社が提供している勤怠管理システムのサービスは非常に多岐にわたります。搭載されている機能や導入にかかるコストもさまざまであり、その中から自社に最適なシステムを選定することは、担当者にとって大きな作業負担となる可能性があります。また、勤怠管理システムの導入前には、社内稟議、システム導入の要件を整理、導入前の従業員への周知など複数の工程を経る必要があるため、スケジュール面でも財政面でもあらかじめ余裕を持った計画を立てておくことが重要です。

<デメリット②>自社の勤怠ルールに対応しきれないことがある

勤怠管理システムの機能は、必ずしも自社の勤怠ルールに適用できるように設計されているものばかりではありません。システムに搭載されている機能は各社で異なるため、運用に際して自社の勤怠ルールに適合するかどうか、または導入後にカスタマイズが可能かどうかを事前に確認する必要があります。特に、従業員数が多く、多様な勤務形態・雇用形態を採用している企業においては、十分な注意が必要です。

勤怠管理システムの選定でチェックすべきこと

勤怠管理システムの運用を失敗しないために、事前に確認しておくべきポイントがいくつかあります。これを怠ると、これまでにかけてきた手間とコストが台無しになってしまうかもしれません。システム選定における必要なチェックポイントについて見ていきましょう。

勤怠管理に必要な機能が満たされているか

勤怠管理システムに搭載されている機能は、サービスを提供する各社によってさまざまです。そのため、自社の勤怠管理に関する課題解決に繋がる機能が搭載されているかどうか、その機能を自社の勤怠ルールに沿ってカスタマイズできるかどうかなどは事前にきちんと確認しておきたいものです。

特に、複数の支社・支店を有する企業や従業員の多い企業の場合、導入に際してカスタマイズする必要があることもあるため、必要な機能が満たされているか、またカスタマイズが可能な範囲はどこまでなのかをチェックしておきましょう。

操作性、使いやすさはどうか

通常、勤怠管理システムは従業員だけでなく、管理者も含めた企業内すべての人が使用するものです。また、使用する頻度が高いため、誰でも操作しやすいシステムを選ぶ必要があります。同じ機能を搭載しているシステムを比較するときには、表示の見やすさやわかりやすさ、打刻の操作性などを細かくチェックしておきましょう。特に出張が多い、またテレワークを行っている企業の場合、社外から日常的に出退勤の打刻を行わなければならないため、操作性はもちろんのこと、打刻に用いる端末の使いやすさも重要なポイントとなります。

他システムと連携ができるか

勤怠管理システムは、給与計算などほかのシステムと連携させることで、よりその効果を発揮できます。特に現在自社で導入している既存のシステムとスムーズに連携できるかどうかは、事前に確認しておくことが大事です。仮に勤怠管理システム導入後にシステム連携ができないことが判明した場合、逆に作業の手間が発生してしまうこともあります。

セキュリティはしっかりしているか

出退勤記録をはじめ、正確な総労働時間やそれに基づく給与など勤怠管理システムに集積されたデータは、従業員の大切な個人情報の記録でもあります。個人情報の流出が社会問題になっている昨今、強固なセキュリティを構築しておくことは、企業倫理の面でも社会的信用の面でも欠かすことはできません。従業員が安心して勤怠管理システムを使用できるよう、データ通信の暗号化や自動バックアップなどの対策について、追加費用の有無も含めきちんと確認しておきましょう。

サポート体制はどうなっているか

どのようなシステムでも、運用を続けているうちに故障や不具合など何らかのトラブルが発生する可能性があります。勤怠管理システムに関しても同様で、その際にスムーズにサポートが受けられないと、場合によっては企業の業績に悪影響が及びかねません。平日だけでなく休日も対応可能で24時間サポートが受けられるかどうか、追加コスト発生の有無も含め、トラブル時のサポート体制を事前に確認しておけば、安心して業務に集中できるでしょう。

勤怠管理システム導入の手順

自社に必要な勤怠管理システムを選定したものの、実際に導入する際の手順がわからないとスムーズな運用も望めません。ここでは勤怠管理システム導入の流れに関する具体的な手順を解説していきます。

①システムを選定する

「多様な勤務体系に対応できる勤怠管理を実現したい」「支店を拡張する予定なので、それに対応できる体制を構築したい」など、勤怠管理システムを導入することで解決したい課題は企業によって異なります。まずは勤怠管理に関する自社の課題を洗い出し、課題の解決が可能であるシステム選びが重要です。

勤怠管理システムには大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」という2つのタイプがあるため、自社の規模や勤務形態や雇用形態を踏まえ、どちらがより業務効率化に繋がるのかを検討してシステムを選定するようにしましょう。

②勤怠ルールに則ったシステム設定を行う

企業の就業規則や勤怠ルールは、事業規模や積み上げられてきた歴史に基づき、それぞれ異なります。すべての企業に完璧に適応する勤怠管理システムは存在しませんので、自社の勤怠ルールに則ったカスタマイズが必要となります。特に従業員の数が多い企業や、多様な勤務形態・雇用形態を導入している企業の場合、個別設定など時間がかかることも予想されます。誤った設定をしてしまわないためにも、余裕を持ったスケジュールで導入を進めましょう。

③本格導入の前にテスト運用し、従業員も含めて評価する

自社の勤怠ルールを反映したカスタマイズを行った後は、テスト運用を行います。従業員が使いにくいと、後にさまざまな不満が鬱積してモチベーションの低下に繋がりかねません。管理者だけでなく従業員にも打刻などを実際に行ってもらい、従業員も含めて評価することが大切です。

クラウド型勤怠管理システムの「楽楽勤怠」で勤怠業務を効率化

ここまで勤怠管理システムの基本的な機能をはじめ、種類や主な機能、導入するメリット・デメリット、システムの選定方法や導入の手順などを総合的に見てきました。働き方改革が進行している現在、多種多様な労働環境を整備することや、勤怠管理体制の構築は、企業の成長とコンプライアンスの遵守にとって欠かすことのできない重要なポイントになっています。

株式会社ラクスが展開している勤怠管理システム「楽楽勤怠」は、手間のかかる勤怠管理業務を楽にするクラウド型のサービスです。出退勤・残業・休暇などの勤怠データを一元管理し、従業員はスマートフォンやパソコンなどを通じてどこからでも出退勤の打刻を行えます。そのため、在宅ワークや遠隔地などの勤務形態、正社員・アルバイト・派遣社員といった雇用形態にも対応可能です。また、システム導入時には徹底したサポート体制を敷いており、専任サポートが初期設定の説明や具体的な運用方法のご提案をいたします。ご検討の際はどうぞお気軽にお問い合わせください。