勤怠管理システムの導入・運用に欠かせないサポート内容と選定ポイントを徹底解説

勤怠管理システムにおけるサポートとは

通常、購入した製品に対するサポートといえば、一般的にアフターケアといったイメージで捉えられていることが多いのではないでしょうか。
しかし、勤怠管理システムのサポートはやや意味合いが異なり、アフターケアだけではなくシステム導入前からスタートしているのが特徴です。
勤怠管理システムを導入する目的としては、「多様な働き方に対応したい」「労務管理や給与計算を効率化したい」「長時間労働を抑制したい」「法令違反を回避したい」などの様々な課題の解決が挙がり、こうした課題は企業ごとに異なります。
そこでシステムを提供する事業者は、導入前の初期設定を適切に行うために、綿密なヒアリングを行うのが通常です。
また、システム導入後もテスト運用など、さまざまなサポートを行います。なぜなら、勤怠管理システムは一部の管理者だけが使用するのではなく、全従業員が毎日使うシステムだからです。
たとえば、システムの使用方法を従業員に周知徹底するためのレクチャーは、サポートの一要素といえます。
また、システム運用中にトラブルが起きたときの対応などは、導入する企業としてはぜひとも確認しておきたいポイントです。
このように勤怠管理システムのサポートとは、システム導入前から運用開始後も継続的に行われるものを意味しています。

勤怠管理システムのサポート方法と体制

勤怠管理システムのサポート方法や体制は、サービスを提供する事業者によって異なります。そのため、勤怠管理システムを効果的に活用するためには、導入前後におけるサポート方法と体制を確認し、自社で必要なサポート内容を事前に踏まえておくことが重要です。
以下の表では、勤怠管理システムの主なサポート方法・体制と、それぞれの特徴について解説します。

勤怠管理システムを初めて導入する場合やシステムの運用に不慣れな場合は、初期設定や導入支援のサポートについて、オンラインや代行サービスも選べるのかどうかといったように、どのような方法が用意されているのかも確認しておきましょう。
また、専任担当制や利用者専用のサポートセンターなどによる手厚いサポートがあれば、勤怠管理システム活用の理解がスムーズに深まるだけでなく、トラブル時にも備えられ安心です。

勤怠管理システムの効果的な導入・運用にサポートが重要な理由

ここでは、勤怠管理システムを効果的に導入・運用するためにサポートが重要な理由を、導入前後で解説します。
勤怠管理システムの導入前後では主に以下のような課題が挙がるため、スムーズな導入と運用のためには、自社で解決し切れない部分に対するサポートが充実したシステムを選ぶことが大切です。

勤怠管理システムは、従業員の勤怠状況を効率的に管理するための多機能なツールです。企業ごとのルールにしたがって適切に設定されていればその後のスムーズな運用が望めますが、初期設定そのものは、知見が少ない場合にはハードルの高い作業といえます。
また、労働に関する法改正が行われた場合や何らかのトラブルが発生した場合、迅速に対応するには専門的な知識も不可欠です。
自社の運用に沿った適切な初期設定と導入支援や、運用開始後の専門的な視点でのアドバイスが必要なことが、勤怠管理システム活用においてサポートが重要な理由だといえます。

サポートが充実した勤怠管理システムの選定ポイント

システム導入に際しては、サポート面で重視したいポイントをフェーズごとに押さえておくと便利です。
勤怠管理システムは基本設定のまま使用するのではなく、自社の勤怠ルールに合わせた設定やカスタマイズすることで、より効果的な運用が可能になります。
下記表の項目をひとつずつ見ていきましょう。

システム選びの段階から丁寧に対応してくれるか

どんな勤怠管理システムが自社に適しているのか、導入前から詳しく相談に応じてくれる事業者を選びましょう。
具体的には、自社で解決したい課題に対してマッチするのかといったように、システム選びの段階で浮かぶ不安や疑問にも丁寧に対応する窓口があれば、申し込み後のミスマッチが防げるでしょう。
また、複数のシステム提供会社へ問い合わせ、自社にマッチするかどうかのみでなく対応に不安がないのかも確認しておくことが大切です。

自社の勤怠ルールに合わせた初期設定が可能か

自社の勤怠ルールに合わせた初期設定が可能かどうかは、きちんと確認しておきましょう。
企業規模や業態によって勤怠ルールは異なるのが通常です。また、同じ企業内であっても、グループ会社もしくは部署で異なるケースもあるでしょう。
設定の応用範囲が狭い画一的なシステムを選んでしまうと、自社の勤怠ルールに対応できない場合があるので、事前チェックは重要なポイントです。

初期設定の代行が可能か

初期設定の代行を依頼できるシステム提供会社を選べば、導入の負担および不安は大幅に軽減されるでしょう。
企業規模によっては担当をまかせられる適任者がいない、設定に時間を割くことができないなどのケースもあります。そうした際には、勤怠管理システムの専門家が初期設定に対応してくれる事業者であれば、さらに安心です。

システムの使い方に関する説明や研修があるか

システム導入時に使用方法に関する説明会などが行われるか、また搭載されている機能に対する研修の有無や使用対象者の範囲などについて、あらかじめチェックしておきましょう。
一般的にはオンラインやマニュアルを通じての説明が中心ですが、勤怠管理システムは導入に関わっている担当者だけでなく、全従業員が使用するものです。
システムへの理解度は一人ひとり異なるため、説明がどのような手段で行われるにせよ、きめ細やかな周知徹底が求められます。

テスト運用中のエラーや設定ミスに対応しているか

テスト運用中のエラーや設定ミスによる不具合は起こらないとは限らず、不具合の発生時に迅速にサポート対応してくれるかどうかはシステム選びにおいて大切なポイントです。
サポートを受ける際には、どのように対応してくれるのか、またサポートの期間についても忘れずに確認するようにしましょう。

新機能追加や設定変更時の操作説明があるか

新機能追加や法改正への対応など内容は多岐にわたりますが、その都度操作説明があるかどうかは、システム選びで押さえておくべきポイントといえます。
勤怠管理システムには、自動アップデート機能がついているシステムも多くあります。また、自社の勤怠ルール変更に伴う設定変更時にも、操作説明をきちんと行ってくれるシステム提供会社であれば安心です。

専門の問い合わせ先やFAQサイトがあるか

契約者専用の問い合わせ先や個々の具体例なF&Qが充実していれば、手厚いサポートが期待できます。
システム運用開始後にトラブルが起きた場合、電話やメールだけでなくオンラインでの対応など、ツールが多いシステム会社のほうが緊急の際にも安心です。

クラウド型勤怠管理システム『楽楽勤怠』は充実サポートでスムーズな導入・運用を実現

勤怠管理システムの導入・運用に欠かせないサポート内容と選定ポイントについて、ここまで詳しく見てきました。
システム選定の際は、機能・コスト面に着目するのは当然ですが、サポート体制の充実度も同じくらい重要であることがご理解いただけたことでしょう。
勤怠管理システムの初期設定は、企業独自の勤怠ルールや働き方が多様化するほど複雑となり、難易度が高くなります。また運用開始後の設定変更やトラブルが発生した場合には専門知識が求められる場合もあり、スムーズな導入と効果的な運用にはサポートが充実した勤怠管理システムを選ぶことが重要です。
株式会社ラクスが展開しているクラウド型勤怠管理システム「楽楽勤怠」は、システム導入時に専任コンサルタントがオンライン・電話・メールでサポートにつくほか、オプションとして初期設定の代行サービスも用意しており、サポートが充実しています。
サポート面も安心できる勤怠管理システムをお探しの場合は、ぜひご検討ください。