自主的であってもサービス残業は違法！企業は労働時間の管理を適正に

サービス残業とは何か？

サービス残業とは、正確には「賃金不払残業」といって、賃金が発生しない時間外労働にあたります。その実態は、労働者が自らの意志で「自主的に残業を行っている」、まさにサービスと名の付くケースがほとんどでしょう。
使用者が命じていないにも関わらず自主的に残業を行ったとき、通常それは労働時間とみなされません。しかしながら本来、所定労働時間外に労働時間の一部または全部に対して、賃金または割増賃金を支払うことなく労働を行わせることは労働基準法に違反しています。自主的とはいえ、使用者は賃金不払残業が行われないようにするために労働時間を適正に把握し、さらに職場風土の改革、労働時間管理システムの整備などの取り組みが求められます。
また労働者においても、長時間労働や過重労働を防ぎ、ワークライフバランスを実現するうえでも、サービス残業の解消に努めることが望ましく、企業と労働組合などが協力して対策を講じていくことが大切です。

• （参考）：賃金不払残業に解消を図るために講ずべき措置等に関する指針｜厚生労働省

サービス残業のよくあるパターン

賃金が支払われないサービス残業は違法です。では、どういったケースがサービス残業にあたるのでしょうか？ふだん何気なく行っている労働、慣例や暗黙の社内ルール、そもそもサービス残業に該当するのか疑問に思うことなど、ここでは具体例を用いながら説明します。

仕事を持ち帰って作業（残業）する

たとえば、明日までに提出しなければならない企画書を所定労働時間内に仕上げることができなかったということはよくあるケースです。あるいは資料のとりまとめ、プロジェクトなどの準備など、通常業務と同時進行で発生する細々とした作業が後回しになってしまうこともあります。思い当たる方は多いと思いますが、積み残した仕事を自宅に持ち帰ったり、仕事帰りや休日にカフェに立ち寄って作業を行ったりすることはサービス残業にあたります。これは最も頻繁に見られるケースといえます。

社外で打ち合わせを時間外に行っている

営業職など、社外での仕事が多い部署に多いケースとして、所定労働時間外の社外での打ち合せが挙げられます。取引先に合わせて終業後の呼び出しに応じているなど、決して珍しくないでしょう。この場合、最も難しいのが実態の把握です。時間はもちろん、打ち合せと称した食事会など、持ち帰り残業と同様、正確に内容を得ることは困難です。しかし、これもサービス残業と判断されることを理解しておきましょう。

早く出勤し、始業時間前に仕事をする

気づきにくい例として早出出勤が挙げられます。ラッシュ時間を避けるためなど、自主的に始業前に出社し、仕事に取り掛かっている人は少なくありません。このような行動は、会社や上司から見て前向きな姿勢として評価される傾向にありますが、この場合も申告すべき時間外労働に変わりはありません。終業後ではないため残業のイメージがなく勘違いされることがありますが、サービス残業にあたります。

残業時間を申告しない、または短く申告している

基本的に残業代は1分単位で計算されます。仮に残業が5分であったとしても、それが積み重なれば長時間のサービス残業につながります。また、36協定や労働基準法に抵触しないよう、残業時間を過少申告するケースもよく見られます。実際よりも残業代を短く申告すれば、それは労働者による自主的なサービス残業となります。ほんの数分の作業ならと、自らの判断で時間管理を曖昧にしてしまうことは避けましょう。

【POINT】テレワークにより「隠れ残業」が発生しやすくなっている

テレワークや在宅勤務が増え、プライベートと仕事の線引きが難しくなることで長時間労働が発生するケースは近年増加しています。日本労働組合総連合会の2020年の調査によると、時間外または休日労働をしたにも関わらず申告していないという回答者は全体の6割を超えました。テレワーク時の労働時間の管理にも問題がある一方で、申告しづらい雰囲気があることも確かで、いわゆる隠れ残業を発生させない適切な労務管理が課題となっています。

• （参考）：テレワークに関する調査｜日本労働組合総連合会プレスリリース

サービス残業が常態化する理由

なぜサービス残業はなくならないのでしょう？そこにはさまざまな事情や心理が存在しています。なぜ、サービス残業は当たり前となったのでしょうか。その理由を労働者の視点から見た例で確かめてみましょう。

業務量が多すぎて就業中に終わらない

持ち帰り残業で示した例のように、終わらなかった仕事を自宅などに持ち帰るケースは多発しています。しかし、逆を言えば、労働者一人ひとりに対する業務量が適正にコントロールできていないとも考えられます。労働者は担当業務をこなすことに責任を感じ、仕方なく自主的なサービス残業を行うことになってしまいます。期日や命令への対応に追われるばかりになっている可能性があります。

取引先との打ち合わせが就業時間外に行われている

就業時間を過ぎてから取引先や営業先で打ち合せなどを行う場合、社内での業務ではないという理由から残業とは考えないケースがあります。中には突発的な対応が含まれることもあるでしょう。予期せぬトラブルで呼び出されることがあるかもしれません。理由はともあれ、またそれが自主的な判断で行われたとしても、使用者は時間外労働として扱う義務があり、そういった実態を正しく把握しようと努めなければなりません。

上司が残業していて帰れない

上司あるいは先輩がまだ仕事をしているからという理由は、特に新人の頃にはありがちなパターンです。しかし、「気がねしてしまう」「先に帰ることに罪悪感を覚える」といった心理はサービス残業を助長させることに結び付いていきます。本来、定時で帰ることは悪いことではありません。そのような雰囲気をつくる社風や上司からの圧力など、敢えて口に出せないという状況にならないよう、社内環境についても見直しましょう。

従業員のサービス残業が及ぼすリスク

自主的なサービス残業が日常化してしまうと、労働者はもちろん、企業にとってもよい職場環境が保てるとはいえません。いくら自主的とはいえ、企業の指揮管理下にあったと判断される場合があり、労働基準法違反による処罰を受ける可能性があるからです。双方にリスクがあることを踏まえ、今ある環境を見直していきましょう。

労働基準法違反で処罰を受ける可能性がある

基本的に業務命令ではない残業の場合、企業側に残業代を支払う義務はありません。しかし、自主的とはいえ、業務過多や偏りが原因で労働者に負担が重なり、残業せざるを得ない状況であったような場合は、命令があったと認められるケースがあります。そうなれば企業側のリスクとして、違法なサービス残業をさせていたという理由で処罰を受ける可能性があります。

未払いの残業代支払いが科せられることがある

労働者は社風や環境の影響で、サービス残業だとわかっていてもなかなか雇用中は言い出せないことがあります。ここで注意したいのは、サービス残業代の請求権が3年間あるということです。つまり、労働者は退職後の請求が可能なのです。サービス残業が恒常化している企業ならなおさら、労働環境の改善に対する過失を問われれば大きな損失を生むことになります。労働時間の適切な管理が、企業へのダメージに関わることを理解しておきましょう。

企業の評価が落ちる

企業へのダメージに関わることのひとつに、社会的評価の低下があります。違法な就業を行わせていることが発覚すれば、イメージの悪化は免れないでしょう。影響は社内にとどまらず、取引先や関係者からのイメージ悪化、採用活動の鈍化にも及びます。日頃から法令を遵守する意識を高めていくこと、コスト削減だけにとらわれない柔軟な働き方など、サービス残業が生まれない環境整備に注力していくことが大切です。

従業員に健康被害が及ぶ

自主的なサービス残業が、たとえ本人の意志であったとしても、自らの健康や体調への影響を後回しにしてはいけません。アルバイトやパート雇用でも同様です。そのためにも労働への対価を適切にもらう権利を、雇用条件や36協定の内容からしっかり把握し、サービス残業はしないという意識を持つことが大切です。心や体に影響がおよぶ前に、きちんと自己管理を行いましょう。

モチベーションの低下により離職率が増加する

サービス残業は給与に反映されないため、当然ながら労働者はメリットよりもデメリットを感じることでしょう。仕事へのモチベーションが落ちてしまうことになれば、離職を考えてもおかしくはありません。企業にとっても、貴重な戦力を失ってしまうだけでなく、離職率の増加という悪循環を生む可能性があります。サービス残業は労働者と企業、双方にリスクをはらんでおり、常に改善して取り組むべき課題であることを忘れないようにしましょう。

サービス残業の防止策

いくらサービス残業が自主的という理由で行われたとしても、企業はそれを放任するのではなく、時間外労働として認識し、適切な対応を取らなければなりません。なぜサービス残業が行われたのか、正しく判断する義務があるのです。恒常化を防ぐためにも、企業は労働環境の把握と改善を常に図っていきましょう。

社内風土の見直しと改革実行

サービス残業が横行する大きな理由は社内風土にあります。「上司より先に帰れない」「みんな残業している」といったように、何がサービス残業なのか不透明なまま行われている場合も多いでしょう。まずは自社の労働環境を分析して原因究明を試みたり、経営層が残業に対する方針を明示したりすることが大切です。そのうえで業務量の調節、労働者数の増減などに対応していきます。場合によってはフレックス制度の導入や評価制度の見直しも効果的で、組織的に取り組むことが大切です。

サービス残業禁止を周知徹底

サービス残業にどのような危険性があるのかを周知し、企業として許さない姿勢を示すことも大切です。長時間労働による労働者への負担や疾患を防ぐためには、定期的な研修を開催して周知しましょう。慣習が原因である場合、ノー残業デーを設定することで帰りやすい雰囲気を醸成し、意識の高まりにもつながります。また、労働環境に対する相談を受け付ける窓口があれば、常に企業の考えを示すこともできるなど、対策は幅広く存在します。

従業員とのコミュニケーションをしっかり行う

社内の風通しのよさは、労働環境に大きく貢献します。上司の顔色ばかり伺って言いたいことも言えず、業務量だけが増える状況があってはなりません。疑問に思うことがあれば気軽に相談でき、何かあれば速やかに報告され責任が偏ることのないよう、日頃から円滑なコミュニケーションと協力体制を心がけましょう。また、それによって評価に不公平が生じないよう、特に上司や経営層が率先して意識・行動することが大切です。

勤怠管理により労働時間の把握を徹底

サービス残業を常態化させないためには、適切な勤怠管理がカギになります。勤怠管理システムを導入すれば労務管理者の負担が増えることなく、客観的に労働時間を記録することができます。サービス残業が自主的である以上、労働者から正しい労働時間を聞き取ることが難しい場合もあるでしょう。そういったことを解決するためにも、適正なルールづくりはもちろん、利便性のあるシステムと連携をとった公平な勤怠管理が行えるよう、徹底した対策を講じていきましょう。

サービス残業解消のための取組事例紹介

ここでは実際に労働基準監督署から指導を受けた企業が、サービス残業解消に向けて取り組んだ事例を紹介します。未払残業代の一括請求といったリスクを回避するため、また健全な企業体制を構築していくためにも、できることから対策を講じ、労働者が職場に愛着が持てるような環境づくりを目指しましょう。

事例①：製造業（従業員数約500人）のケース

【賃金不払残業の状況】

会社は、始業・終業時刻をICカードにより把握。時間外労働については、労働者からの残業申請により管理していた。しかし、ICカードの記録と比べて申請が少ないこと、ICカードに退勤時の打刻がない場合があるといった状況が認められ、一人ひとりの労働時間の適正な記録の徹底、社内チェックや管理が甘かったことが確認された。

【解消策】

自社製品の不用品発生原因を明らかにするために使っていた分析表を応用し、賃金不払残業と長時間労働の原因分析を実施。その結果、①ICカードと残業申請の記録の乖離やICカードの打刻漏れがあった場合に、上司にエラーメッセージが送信されるようにシステムを改修②エラーメッセージを受け取った上司は、本人から残業の有無を確認し、正しい記録に修正③月45時間を超える時間外労働を4回行った労働者の上司に、今後の残業予定に関する計画書を作成させるなどの改善を行った。

事例②：建設業（従業員数約13,500人）のケース

【賃金不払残業の状況】

会社は、始業・終業時刻を労働者がパソコン入力することにより把握。また、残業申請はパソコンで上司に行うことになっていたが、複数の支店において、パソコンと残業申請などの記録に相違があった。調査の結果、①業務日報の記録からは、入力された終業時刻後に資料作成などの業務を行っていた②メール送信記録からは、入力された終業時刻後に業務上のメールを送信していたことなどが判明し、全社的に賃金不払残業が行われていた。

【解消策】

労働者に対し、未申請の残業時間についての調査票を配布し、本社人事部に直接提出させる方法により実態を調査。その上で、①あらかじめ申請された残業時間を超過するとパソコンが使用できなくなる仕組みにした②ICカードによる出退勤管理を順次導入し、入力された始業・終業時刻との相違のチェックに活用③本社人事担当者が継続的に支店を訪問し、労働時間が適正に把握されているか、割増賃金が適正に支払われているかを確認するなどの全社的な改善を図った。

事例③：その他の事業（従業員数約1,700人）のケース

【賃金不払残業の状況】

会社は、始業・終業時刻を所属長が現認しているとしていたが、複数の支店で自己申告が行われ、正しい労働時間が申告されているかチェックが行われていなかった。調査の結果、実際の勤務時間よりも過少に自己申告されており、朝礼時間や1日30分以内の残業を時間外労働と認めていないなど、労働時間が適正に管理されていなかった。

【解消策】

労働者に調査票を配布して実態を調査。その結果、①賃金不払残業のない職場づくりと適正な労働時間の把握に取り組む姿勢を経営トップが社内報により全労働者に宣言②始業・終業時刻は所属長が現認した上で、勤怠管理表により1分単位で管理③改善した労働時間管理方法について、全労働者を対象とした研修会を開催④朝礼時間を確保するため、窓口の開始時刻を繰り下げるなどの改善を図り、社内調査の実施も継続している。

• （参考）：賃金不払い残業（サービス残業）の解消のための取組事例集｜厚生労働省

勤怠管理システムを導入してサービス残業を防止

たとえ自主的でもサービス残業は時間外労働にあたるため、発覚した場合は労働基準法に違反する可能性があります。

サービス残業をしない・させない職場づくりは、企業のイメージに大きく関わります。なぜなら労働時間の適切な管理こそ、法律に準拠した労働環境が守られているかの指針となるからです。また、自社の業の効率化、労働者の健康維持の面でも、勤怠管理の見直しはとても有効的だと考えられます。防止するためには「労働者への周知」「意識の醸成」「残業申請に関わるルールの見直し」など多岐に渡りますが、何よりもまず適切な労働時間の管理が欠かせません。その有効的な手段として、勤怠管理システムの導入が挙げられます。

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