勤怠管理に打刻が用いられるのはなぜ？ 打刻管理を見直して業務を効率化！

打刻は勤怠管理に重要な役割を担う

従業員の勤務状況を把握・管理するため、これまで多くの企業ではタイムカードを主体とする打刻が行われてきました。打刻によって記録されたデータは給与計算に反映され、また労務管理にも利用されることになります。このように企業（雇用主・経営者）において打刻管理は重要です。

特に近年、「働き方改革」の推進などによって長時間労働の見直し、労働環境の改善、柔軟な働き方の実現などが重要視され、より適切な打刻・勤怠管理が求められるようになってきました。IT化が進んだ現代社会では勤務形態も多様化し、タイムカードなどによる従来型の打刻方法だけでは正確な勤怠管理が難しくなっている状況です。

打刻にはどんな手段があるのか？

では、打刻管理を適正に、かつ効率よく行うにはどうしたらよいのでしょうか。まずは打刻方法にはどのようなものがあるのかを見ていきましょう。

タイムカードによる打刻

従業員が紙製のタイムカードを勤務地に設置されたタイムレコーダーに挿入して、出退勤時刻を印字するという方法です。企業の労務管理担当者は、印字された時刻を別の書類やエクセルなど表計算ソフトに転記して従業員の勤務時間を集計し、給与計算に反映させていきます。タイムカードによる打刻は操作が簡単であることから、幅広い企業で導入されてきました。ただし課題として、印字・転記・集計はほぼ手作業で行われるためミスや不正が起こりやすという点が挙げられます。

ICカードによる打刻

従業員が自分のICカード（交通系ICカードや入館・入室に用いるセキュリティカードなど）を、カードリーダーにタッチして打刻するというスタイルです。企業はICカード対応の勤怠管理システムを導入して、労働時間の把握や管理を行うことになります。

勤怠管理システムを活用するため、管理業務の効率が上がり、ミスも減少します。ただし、従業員はカードリーダーが設置されている場所に行くことが必須で、カードを忘れてしまったときなどは打刻できないこともあります。

スマートフォンやパソコンによる打刻

従業員がスマートフォンやタブレット、パソコンから出退勤時刻を申請することで、勤怠管理システムへ出退勤情報が自動的に集計・管理されます。従業員はいつでもどこからでも打刻できるため適切なタイミングでの打刻が行えるようになり、企業側も正しい労働時間の把握・集計が可能になります。

正確性・効率性・柔軟性が高まり、労務管理担当者の負担も大幅に軽減されますが、インターネットを介して行われるため、セキュリティが万全であることが重要なポイントとなります。

その他の打刻方法

近年は打刻方法も多様化し、「顔認証打刻」「生体認証打刻」といったものが登場しています。顔認証や生体認証は、顔相・指紋・静脈など従業員固有の情報をあらかじめ取得してシステムに登録し、打刻時にカメラやセンサーで個人を識別して管理するという方法です。

また「チャットツール連動型」といった打刻方法が可能なシステムもあり、これは従業員が日頃活用しているSlackなどのビジネスチャットから打刻できるというものです。ただし、いずれも対応可能な勤怠管理システムの導入が必要です。

打刻ミスが発生したときのリスクとは

打刻ミスが発生すると、給与計算が正しく行われなかったり、修正に多大な時間と労力が必要になったりするなどさまざまな問題が生じてきます。ここでは打刻ミスによって企業が被るリスクについて整理します。

労務管理担当者の修正に関わる負担増

打刻ミスが発生した場合、労務管理担当者は、過去に遡って正しい労働時間を確認して修正する必要があります。このため労務管理担当者の作業量が増えることは明らかであり、勤怠管理にとどまらず、場合によっては企業内の業務全般に影響が及んでしまうようなリスク発生もあり得ます。

数字の修正だけでなく、ミスの原因や経緯によっては、当該部署の責任者や従業員本人など関係者への聞き取りが必要になることもあるかもしれません。ミスを起こしたのが複数名であったり、ミスが発覚するまでに時間が経過していたりすれば、リカバリーの作業はさらに複雑化します。

残業代の未払いなど給与計算ミスにつながる可能性

打刻ミスは、当該従業員の労働時間が正しく記録されていないことを意味します。ミスに気付かず集計してしまえば、当然ながら給与も間違った金額で支払われることになります。

実際の労働時間より少なく記録されていれば、従業員が労働時間に見合った給与を受け取れず、多く記録されていれば本来企業側が支払う必要のない給与を支給してしまうことになり、双方にとって損害が生じます。

また、仮に打刻ミスによって残業代の未払いなどが生じてしまうと、従業員が不利益を被るだけでなく、たとえ意図的なものでなかったとしても企業の信用が損なわれるリスクもあるでしょう。

法律違反による社会的信用の低下

打刻ミスによって従業員に正当な給与が支払われないことは、企業全体の社会的なあり方にも影響を与えます。

働き方改革の推進によって関係法律の改正が行われ、企業には従業員に対する「労働時間の状況の把握」や「客観的な労働時間の記録」が義務付けられました。つまり、これらの措置が適切に行われていなければ、たとえそれが意図しない打刻ミスによるものであったとしても、法に違反していると解釈されるでしょう。企業内で労働環境が悪化するだけでなく、対外的・社会的な信用低下を招く恐れも出てきます。

労務管理担当者が従業員の労働時間を正しく記録・把握するため、企業は改めてミスが起こらない勤怠管理の方法を選択・整備していくことが重要です。

• （参考）：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

打刻ミスが起きてしまう原因を考察

打刻ミスが起きてしまう理由にはさまざまなケースが想定できます。ここでは主な打刻ミスの原因をいくつか取り上げます。

打刻の重要性に対する従業員の認識が薄い

パートタイマーやアルバイトの場合、打刻による労働時間の記録そのものが自身の給与額と直結しているため、打刻を行うモチベーションは比較的高めといえます。一方、正社員の場合は、基本的には出退勤時間が定められているため、一部では打刻の重要性に対する認識が不足し、「無意識のうちに打刻を軽視してしまう」といった傾向が見受けられることもあります。そのことが、打刻忘れや二重打刻などの打刻ミスを誘発させる原因となっています。

勤務時間を記録する打刻は勤怠管理を行う上での基本事項であり、従業員の義務ともいえるでしょう。したがって、打刻に対する認識不足や軽視は勤怠管理業務上のリスクにも繋がりかねず、企業としては打刻の重要性を認識していない従業員への対策が求められます。

打刻機器の設置場所に問題がある

タイムカードに打刻するタイムレコーダーは、オフィスや店舗、工場といった企業の管理下にある建物内に置かれているのが通常です。基本的には、従業員の出退勤時の動線上に設置されているのが望ましいと考えられます。

ところが労働環境や業務内容の関係で、やむを得ず離れた場所に設置せざるを得ないケースもあるでしょう。人の感情として、離れた設置場所までわざわざ出向いて行くのを面倒に思うことがあるかもしれません。すると、打刻をあと回しにしてそのまま忘れてしまったり、急いでいるときにうっかりスルーしてしまったりと、設置場所自体が打刻漏れを発生させる要因のひとつになってしまう可能性が出てきます。

勤務形態が多様化し、勤怠管理が複雑化

正社員、パートタイマー、アルバイト、派遣社員など、雇用形態の違いに加え、フレックスタイム制やテレワークの導入で、従業員ごとの勤務形態も大きく様変わりしています。社会全体でIT化が加速し、さらに新型コロナによって各方面での在宅ワークが促されたことで、従業員が会社や現場にいなくても仕事ができる環境が整備されてきました。それによって勤怠管理も複雑化しています。

「タイムカードを社内のタイムレコーダーに挿入して打刻する」といった従来からの勤怠管理を続けている企業の場合、出退勤時刻は直接の打刻ではなく申請や申告によって行います。しかし、そのときに連絡の行き違い、あるいは申請者と受け手の間に齟齬が生じてしまうと、出退勤データが正しく記録されないといったことも起きてきます。これは間接的な打刻ミスともいえるでしょう。

打刻ミスはどうすれば防げるのか？

打刻ミスが起きる理由が明らかになれば、対策を講じることも自ずと可能になってきます。前項で考察した内容を元に、打刻ミスの防止方法について考えてみましょう。

打刻の重要性について周知する

打刻を習慣化し、打刻ミスが起きないように取り組んでいくには、従業員一人ひとりが打刻の重要性をしっかり理解・認識していることが求められます。従業員にとって出退勤時刻を正しく申請することは、労働に対する正当な評価と正確な労働報酬に直結しており、無用な長時間労働を防ぐことにも繋がる利点があります。

打刻について従業員の理解が深まり、ミスやトラブルを減少させていくことは、企業にとっての円滑な勤怠管理の実現に寄与します。打刻の重要性を伝え、従業員間で共有できるような取り組みをぜひ検討していきましょう。

タイムカード打刻の確認者を設定する

タイムカードによる打刻を行っている企業の場合は、従業員間で打刻の確認者（＝係）を決めておくというのもミスや漏れを防ぐための一つの方策です。

「正しく打刻されているかどうか」、また「打刻漏れがないかどうか」を部署ごとに持ち回りの係を決めて客観的にチェックしていく体制を整えておけば、打刻忘れの防止はもとより、打刻に関わる何らかのミスがあったとしても早期に修正・回復が図れることでしょう。

タイムレコーダーの故障やインク切れなど、物理的な障害が正しい打刻を妨げてしまう要因になることもありますが、日々の打刻状況を第三者がしっかり確認していくことによって、機器に関わる諸問題も早期の発見が望めます。

打刻忘れに対するペナルティを設ける

従業員の打刻忘れに対し、何らかのペナルティを設けることが悪質な打刻漏れや不正に対する抑止力になることがあります。

ただし、それは状況次第で違法とされることもあり、ペナルティの設定には注意が必要です。たとえば、実際は定時から勤務しているのに、うっかりタイムカードを押し忘れたといったような場合では、その時間帯に勤務していた証拠が確認できれば、むやみに遅刻や欠勤扱いをすることは不当とみなされます。

ほかに、企業に合法的に認められるペナルティとしては、減給・始末書の作成・人事への反映などが挙げられますが、いずれも労働契約法・労働基準法といった関連法に則り、同時に就業規則にも照らし合わせて考慮することが大切です。詳しくは下記の関連記事をご確認ください。

• （参考）：【社労士解説】タイムカードを押し忘れた社員にペナルティは違法？打刻忘れ防止策3つのパターンも紹介

タイムレコーダーの設置位置の再検討

急いでいるときや忙しいとき、設置場所が不便な場所にあると打刻を忘れてしまったりすることが起こりがちで、さらに二重打刻や、慌てて処理することによる印字のズレといったトラブルが発生するリスクも起きてきます。

タイムカード打刻を使用している勤怠管理では、タイムレコーダーがデスク周辺や作業場所から離れたところにあって打刻に手間がかかってしまう場合、設置場所を再検討する必要があると考えられます。タイムレコーダーは、従業員が出退勤時に円滑に打刻できる位置に設置されているのが理想です。

勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムとは、企業が従業員の勤務状態の記録を一元管理できるシステムのことです。勤務実績の正しい把握が可能になり、従来のタイムカード式や手書き式のデメリットを解消できる勤怠管理方法として、導入する企業が増えています。

タイムカードに替わる新しい打刻手段として、ICカードやスマートフォン、パソコン、顔認証や生体認証などの活用は、いずれも連携している勤怠管理システムの導入が必要です。勤怠管理システムは、利便性と同時に正確で迅速な勤怠管理を可能にしている点が大きな特徴といえます。

勤怠管理システム導入による打刻管理のメリット

勤怠管理システムは、多様な働き方に対応できる仕組みを数多く備えています。勤務場所に関わらず、従業員の出退勤の記録を可能とし、労働時間の把握や管理において数々のメリットをもたらします。勤怠管理システム導入による、打刻管理をはじめ、享受できるメリットを紹介します。

<メリット①>多様な働き方に対応し正確な打刻ができる

従業員は、従来の方法ではタイムレコーダーなどの機器が設置している場所でしか打刻できませんでした。しかし、スマートフォンやパソコンなどとの連携が可能な勤怠管理システムなら、インターネットに接続できる環境であればどこからでも打刻は可能となります。

また、出退勤の時間が自由なフレックスタイム制、在宅勤務、オンラインによるテレワークやリモートワークなどの勤務形態でも、正しい時間に打刻することができます。遠方への出張や、直行直帰といったイレギュラーな出退勤のケースでも同様です。打刻機器が設置されている場所にわざわざ足を運んだりといった労力を使う必要はなく、自宅や出張先の現地でも即時に打刻することが可能となります。

従業員が打刻の重要性を理解した上で、ストレスのない出退勤申請ができるようになれば、勤務形態の選択肢が増え、業務そのものの効率が向上していくメリットにも繋がります。

<メリット②>労働時間の管理・把握がリアルタイムで行える

勤怠管理システムは企業側がオンラインを通じて従業員の業務実績を正確に把握できるため、アナログな方法にはなかった自動的な集計や、リアルタイムでの管理といった利点があります。

これまで主流だったタイムカードによる勤怠管理は、月末など締めが近づいたときに担当者が各部署からカードを回収して勤務状況を転記し、集計・計算するというものでした。これに対し、勤怠管理システムでは従業員の打刻状況を、労務管理担当者は毎日リアルタイムで確認することができます。担当者の作業負担を大きく軽減することになり、仮に打刻漏れやミス・不正などがあったとしても、それをすぐに検出して迅速な対応を可能にしています。

出勤・退勤の把握だけでなく、各従業員がどれくらいの時間外労働や休日取得を行っているかなども確認できるため、残業時間の上限が近づいているときも超過することがないように対応でき、正しい勤怠管理を実現します。

<メリット③>法改正に対応できる

企業には常に法律の遵守が求められていますが、近年「働き方改革」の推進によって、労働に関する法改正が順次行われています。これまでも「労働基準法」「労働安全衛生法」「労働時間等設定改善法」「パートタイム・有期雇用労働法」などの関連法律が見直され、改正が行われてきました。企業には従業員の労働実態を正しく把握することが義務付けられ、その実現には従業員がしっかりと出退勤時間を申告し、企業はそれを元に的確かつ迅速な勤怠管理を行うことが責務とされています。

勤怠管理システムは打刻ミスを防ぎ、リアルタイムで勤怠状況の確認もできることから、従業員個々の労働実態の正確な把握を可能にします。製品によっては、時間外労働の上限をアラート通知してくれるものもあります。新たに法改正が行われた際は、基本的にはシステムの提供会社が改正部分を反映したバージョンアップを行うため、複雑な作業をすることなく法改正に柔軟に対応でき、現行法に則った勤怠管理体制へとスムーズに移行することが可能です。

クラウド型勤怠管理システムの「楽楽勤怠」で打刻ミスや不正を防止

出退勤時刻を記録する打刻は、従業員の勤務状況を把握・管理するために大変重要であることを解説してきました。打刻によって記録されたデータは給与計算に反映され、法に則った労務管理にも利用されます。しかし、現在の社会においては勤務形態が多様化し、旧来のタイムカードなどによる打刻方法だけでは正確な勤怠管理が難しくなってきている状況です。

株式会社ラクスが提供するクラウド型勤怠管理システム「楽楽勤怠」は、豊富な機能を備え、さまざまな課題の解決や業務効率化をサポートします。企業の担当者にとっては退勤・残業・休暇取得などの勤怠情報を一元管理できるようになり、必要なデータをワンクリックで出力することも可能です。画面はシンプルで使いやすく、情報漏洩を防ぐセキュリティも万全で、給与システムと連携することでより効率的で正確な業務が実現できます。

導入に際しては専任のサポートが付き、運用方法や業務の流れを詳しくご案内します。勤怠管理システムをご検討の担当者の方は、どうぞお気軽にお問い合わせください。